Loppuraportti Circular Green Blocks

Luvussa kuvataan ensin hanketyöosaamisen kehittymistä toteuttajaorganisaatioissa. Seuraavaksi kerrotaan ennakoiduista ja yllättävistä riskeistä hankkeessa. Viimeiseksi esitellään hankkeen ohjausryhmän kokoonpanoa ja toimintaa.

4.1 Hanketyöosaaminen

Seuraavissa kappaleissa kerrotaan hankkeen toteuttajaorganisaatioihin kertyneestä osaamisesta niin sisällöllisen teeman kuin hankehallinnollisen työnkin osalta. Hankkeen sisällöllisen osaaminen karttuminen on kuvattu substanssin, metodien ja kohderyhmätuntemuksen avulla. Hankehallinnon osalta kerrotaan rahoitusinstrumentin ominaispiirteistä. Lopuksi kuvataan viestinnän osaamisen karttumista.

Kierto- ja jakamistalous

Hankkeen toteuttaminen kasvatti huomattavasti tuensaajien substanssiosaamista kierto- ja jakamistaloudesta. Erityisesti tutuksi tulivat yritysten tarjoamat erilaiset jakamisalustat ja tuote palveluna -ratkaisut. Myös käyttöiän pidentämisen ratkaisuja sivuttiin hankkeen toimenpiteissä. Resurssien talteenoton ja kiertävien raaka-aineiden ratkaisut olivat välillisemmin mukana. Kehitystyön fasilitaattorina toimiminen antoi hyvät puitteet ymmärrykselle mahdollisuuksista ja toisaalta kehityksen hidasteista eri kiertotalouden mukaisissa palveluratkaisuissa.

Voidaan ajatella, että substanssiosaaminen jakautui vielä erikseen teemoihin, jotka ovat:

• Kestävä kuluttaminen (jakamistalouden ratkaisut ja tapahtumat)
• Kestävä liikkuminen (liikkumisen ratkaisut)
• Kestävä ruoka (urbaani ruoantuotanto)
• Kestävä suunnittelu ja teknologian hyödyntäminen (3D-paikkatiedon tuotanto ja sovellukset sekä konseptitason pihasuunnitelma)

Teemojen mukainen osaaminen ja ymmärrys kehittyivät toteuttajaorganisaatioissa. Uutta tietoa aiheista luotiin aiemman hanketoiminnan kertymän lisäksi. Hankkeessa päästiin jatkamaan luontevasti tuloksista, joista oli kertynyt tietoa aiemmissa hankkeissa.

3D-paikkatiedon tuotanto, käsittely ja esittäminen

3D-paikkatiedon tuottamista varten selvitettiin ensin teemat, joita paikkatiedon oli tarkoitus tukea. Projektin tarvekartoitus tarjosi tähän hyvät lähtökohdat ja sen pohjalta päätettiin toteuttaa mittauskampanja käyttäen maalaserkeilausta, mobiililaserkeilausta, maakuvamittausta, hyperspektraalikuvausta ja dronekartoitusta. Näistä dronekartoitus todettiin kustannustehokkaimmaksi, ja muita menetelmiä käytettiin lähinnä vertailuun. Esimerkiksi maalaserkeilauksella saadaan tyypillisesti tuotettua dronekartoitusta yksityiskohtaisempaa dataa, joka mahdollisti laaja-alaisen vertailun menetelmien etujen ja haittojen välillä. Eri menetelmillä kerättyjä aineistoja yhdistettiin myös hybridituotteiksi, jolloin voitiin esimerkiksi täydentää droneaineistolta maalaseraineistoon kattorakenteet ja toisaalta täydentää droneaineiston katvealueita muilla menetelmillä. Hyperspektraalikuvannuksesta ei päädytty tekemään demoa, mutta aineistoa voidaan hyödyntää jatkossa erilaisiin hybridituotekokeiluihin.

Kokeilut ja palvelumuotoilu työkaluina ja menetelmänä

Hankkeen toimenpiteistä useat olivat uuden kokeilua ja pilotointia. Kokeiluosaaminen kiertotalouden liiketoiminnan edistämisessä kasvoi käytännön toiminnan kautta sekä kirjallisuuteen perehtymällä. Toisaalta myös metodin haasteet konkretisoituivat hyvin hankkeen aikana – erityisesti lyhyt kokeiluajanjakso tuotti vaikeuksia ratkaisujen skaalaamispotentiaalin kattavalle tarkastelulle. Kokeiluajanjaksot olivat intensiivisiä rupeamia ja usein myös kokeiluja oli käynnissä samanaikaisesti useampi ja suunnittelutyötä tehtiin myös limittäin kokeilujen ollessa käynnissä. Kokeilukulttuurin osaaminen kasvoi kaikissa toteuttajaorganisaatioissa.

Palvelumuotoilun menetelmää hyödynnettiin läpi hankkeen sen eri toimenpiteissä antaen kuvan menetelmän käytettävyydestä kierto- ja jakamistalouden edistämiseksi kortteliympäristössä. Hankkeen aikana asukkaiden tarpeita ja toiveita sekä yritysten liiketoimintamahdollisuuksien edistämistä kortteliympäristössä kartoitettiin palvelumuotoilun menetelmin. Palvelumuotoilun hyödyntämisen seurauksena syntyneet visuaaliset materiaalit tekivät teemasta lähestyttävämmän ja kiinnostavan.

Poikkitieteellisyys ja monialaisuus

Hanke oli poikkitieteellinen ja monialainen kokonaisuus keskittyen kiertotalouden edistämiseen taloyhtiöissä. Konsortiossa onnistuttiin löytämään vahvat osaamisen hyödyntämisalueet ja teemojen linkittäminen yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Hankkeen aikana pystyttiin kiitettävästi jakamaan osaamista yli organisaatiorajojen. Näin hankkeesta kasvoi huomattavasti enemmän kuin osiensa summa. Yhteisellä osaamisen jakamisella ja teemojen linkittämisellä saatiin syvennettyä koko konsortion ymmärrystä monialaisen hankkeen toteuttamisen edellytyksistä. Hanketta voidaan myöhemminkin käyttää toteuttajaorganisaatioissa esimerkkinä laajan kumppanuushankkeen onnistuneesta suunnittelusta.

Kohderyhmätuntemus

Taloyhtiöt kohderyhmänä olivat projektiryhmälle kokonaan tai osittain uusi. Osaaminen kehittyi sekä vuokrataloyhtiöiden että asunto-osakeyhtiöiden osalta. Pilottikohteiden valinnan kautta hahmottui erilaisten kohteiden fyysisen tuntemuksen lisäksi myös osatahot, joista kohderyhmä koostuu. Yhteyshenkilön lisäksi hankehenkilöstö pääsi tapaamaan kohteiden isännöitsijöitä ja asukastoimikuntaa. Tämä oli hyvä pohja tarkemman tarvekartoituksen järjestämiselle. Tarvekartoitusten kautta tuntemus kohderyhmän toiveista hankkeen ajalle ja yleisemminkin lähiympäristön kehittämisestä syveni huomattavasti. Tarpeiden tuntemusta ja ymmärrystä hyödynnettiin laajalti kaikissa jatkotoimenpiteissä kokeiluista aina 3D-demonstraatioiden sovelluksiin.

Myöhemmin hankkeen aikana kokeilukohtaisesti kohderyhmien tuntemus laajeni. Jakamistalouden ja temaattisten pilottien tarjouspyyntöjen julkaisemisen yhteydessä käyty markkinavuoropuhelu selvensi yritysten tarpeita ja toiveita kokeiluille. Yhteiskehittämisen työpajat olivat erinomainen tilaisuus tutustua tarkemmin yritysten suunnitelmiin ja toisaalta haasteisiin palvelun vakiinnuttamiseksi. Myös taloyhtiöiden tarpeet tulivat selvästi esiin yhteisissä työpajoissa. Palvelupolkuja muodostettaessa selkeytyivät konkreettiset askeleet sekä palvelun tarjoamisesta että palvelun hankkimiseksi taloyhtiöön. Yhteiskehittämisen ja yrityssparrausten työpajat kasvattivat ymmärrystä yritysten liiketoimintamalleista.

Palveluiden tarjoamisen ja hankkimisen kannalta oleellinen asia on taloyhtiöiden päätöksenteko. Myös päätöksenteko erilaisissa taloyhtiöissä hahmottui projektiryhmälle erityisesti sidosryhmäyhteistyön, maksuhalukkuushaastattelun, ohjausryhmän kokousten sekä yhteiskehittämisen työpajojen avulla. Myös kunkin tahon vastuiden tuntemus lisääntyi hankkeen toteuttamisen aikana.

Paikkatietoalan yritysten kanssa käydyt yritysdialogihaastattelut selvensivät projektiryhmälle, että alan yritykset eivät välttämättä miellä kehittämiensä ratkaisujen edistävän kiertotaloutta. Dialogin kautta saatiin yhteinen ymmärrys sekä projektiryhmälle että alan yrityksille, että monet yrityksien kehittämät ratkaisut liittyvät tiiviisti kiertotalouden edistämiseen.

Julkisen sektorin kehittämissuunnitelmat tulivat tutuksi erityisesti tietoartikkeleita kirjoitettaessa ja Jakamistalousratkaisut kaupunkitilassa -selvitystä laadittaessa. Lisäksi erinomaisia tilaisuuksia tuntemuksen lisäämiseen olivat tulosten jalkauttamissarjan yhteydessä käydyt paneelikeskustelut ja tulostyöpajojen anti. Myös haasteet ja hidasteet tulivat tätä kautta tutuiksi.

Kokonaisuudessaan kunkin kohderyhmän tuntemus otti merkittäviä askeleita eteenpäin hankkeen aikana. Osaaminen jää dokumentoinnin kautta kuhunkin toteuttajaorganisaatioon tulevaisuutta varten.

Hankehallinto ja taloushallinto

Kahden vuoden hankkeessa osaaminen hankehallinnosta kasvoi jokaisessa toteuttajaorganisaatiossa runsaasti. Kokemusta karttui rahoitusinstrumentin erityispiirteistä ja ohjeiden mukaisesti toimimisesta oman emo-organisaation rajapinnassa. Hankehallinto-osaamista tuki erityisesti kumulatiivisesti kasvavat haasteet hankkeen kuluessa: aluksi hankkeessa oli suhteellisen vähäinen määrä hankehenkilöstöä sekä ostopalveluhankintoja. Loppua kohden hankintojen budjetti ja hankehenkilöstön koko kasvoi. Oli hyvä, että haastavimmat hankinnat olivat ajoitettu hankkeen loppupuolelle. Sopimusten laadinnan ja hallinnan osaaminen lisääntyi huomattavasti.

Hankkeen jakaminen neljään raportointikauteen tuki osaamisen karttumista ja hankehallinnon ajantasaisuutta. Varmennuskäynti hankkeen loppupuolella oli hyödyllinen. Käynnin avulla kyettiin reflektoimaan käytössä olevia työkaluja ja järjestelmiä sekä niiden palvelukattavuutta. Myös tilintarkastus tuki dokumentoinnin järjestelmällisyyden hallintaa.

Kokemusta kertyi myös muutosten hallinnasta. Hankkeen aikana laadittiin ja hyväksyttiin kaksi muutoshakemusta. Lisäksi vuoden 2022 syyskuussa oli konkretisoitumassa riski kolmannesta. Muutosprosessien hallinnasta kertyi toteuttajaorganisaatioihin osaamista, joka on dokumentoinnin kautta jaettavissa eteenpäin tuleville hanketyöntekijöille.

Hanke oli laaja monialainen kokonaisuus, jossa hankehallinnon onnistumisella ja muutosten ennakoinnilla oli tulosten saavuttamisen kannalta oleellinen rooli. Tukea hallintaan saatiin toteuttajaorganisaatioista, ohjausryhmältä ja rahoittajalta runsaasti.

Viestintäosaaminen

Hankkeen toteuttaminen tuloksellisesti edellytti kattavaa viestintää. Toteuttajaorganisaatioihin kertyi viestintäosaamista useisiin kanaviin. Viestintää tehtiin suunnitelmallisesti vuosikelloon perustuen – tämä todettiin hyväksi tavaksi hahmottaa koko vuoden julkaisut eri kanavissa.

Erityisesti osaamista kertyi eri sosiaalisten medioiden kanavien ylläpidosta, uutiskirjetyökalun käytöstä, mediakohtaamisiin valmistautumisesta, verkkotiedotteiden laatimisesta ja videotuotantojen organisoinnista. Lisäksi tiivistämisen taitoa päästiin todella harjoittelemaan oppaiden laatimisen yhteydessä. Graafisen suunnittelun osaamista karttui myös oppaita laadittaessa.

Sisäiseen viestintään kokeiltiin eri tapoja hankkeen aikana ja niiden toimivuutta myös reflektoitiin projektiryhmän kesken hankkeen aikana. Joitakin toimintatapoja korostettiin ja jotkin jäivät hankkeen aikana toimimattomina pois. Myös käyttötarkoitus saattoi esimerkiksi projektiryhmän luomissa sisäistä viestintää tukevissa työkaluissa muuttua hankkeen aikana.

Kokonaisuudessaan hanke tuki sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän osaamista huomattavasti kaikissa toteuttajaorganisaatioissa.

4.2 Riskit

Osiossa käsitellään ensin hankkeen valmisteluvaiheessa ennakoituja riskejä. Tämän jälkeen kuvataan hankkeen aikana kohdattuja yllättäviä riskejä, joihin ei ollut varauduttu etukäteen. Lopuksi kerrotaan organisatorisista riskeistä. Kaikissa osioissa on kuvattu, kuinka riskeihin reagoitiin ja miten ne saatiin hallintaan.

Ennakoidut riskit

Seuraavissa kappaleissa käsittelemme ennakoituja riskejä ja niiden hallintaa hankkeen aikana.

Kohderyhmien aktivoinnin viivästyminen ja/tai epäonnistuminen

Riski oli läsnä paitsi hankkeen alkutaipaleella myös työpakettikohtaisesti. Riskin toteutuminen vältettiin kattavalla viestinnällä ja ennakoimalla kriittisiä hetkiä kohderyhmien aktivointiin. Riski pysyi hallinnassa koko hankkeen ajan. Kohderyhmät aktivoitiin ja pidettiin aktivoituna koko hankkeen ajan.

Toimijoiden sitoutumisen puute

Riski oli läsnä koko hankkeen toiminnan ajan. Riskin toteutuminen vältettiin aktiivisilla osallisuuden edistämistoimilla. Osallisuustoimista mainittakoon sisällöllisen toteuttamisen lisäksi myös ohjausryhmän toiminta. Riski pysyi hallinnassa koko hankkeen ajan.

Emme löydä sopivia ratkaisuja

Riski oli läsnä erityisesti temaattisissa piloteissa ja jakamistalouden kokeilukokonaisuudessa. Tarjouspyynnöt laadittiin huolellisesti ja monikanavaisella viestinnällä riski pysyi hallinnassa. Sopivat ratkaisut kuhunkin toimenpiteeseen löytyivät.

Kehitettävät ratkaisut jäävät prototyypeiksi eivätkä skaalaudu

Riski oli läsnä erityisesti temaattisissa piloteissa ja jakamistalouden kokeilukokonaisuudessa. Skaalautumista ja jatkokehittämistä tuettiin kokeilujen aikana erityisesti yhteiskehittämisen työpajoissa. Riski pysyi osittain hallinnassa – osa ratkaisuista voi jäädä prototyypeiksi kovasta yhteisponnistelusta huolimatta.

Riittämätön hankkeen sisäinen viestintä eri osakokonaisuuksien välillä

Riski oli läsnä erityisesti hankkeen ruuhkaisissa hetkissä, kun kaikissa tehtävissä tapahtuu paljon. Tällaisia ajanjaksoja olivat erityisesti kevät 2022 ja kevät 2023. Projektiryhmä kokoontui säännöllisesti koko hankkeen ajan tiedonvaihdollisiin yhteiskokouksiin. Näissä kokouksissa myös tunnistettiin tarve organisaatiorajat ylittävien tehtävien ajoittamiselle ja etsittiin tehtäväkohtaisille kokouksille ajankohdat. Käytössä sisäiseen viestintään oli myös säännölliset sisäiset uutiset, yhteistyötila, uutiskirje, sähköpostit ja puhelut. Riski pysyi hallinnassa koko hankkeen ajan.

Osatoteuttajien välisten vastuiden epämääräisyys

Riski oli läsnä sekä työpakettien sisäisessä että työpakettien välisessä vastuujaossa. Päävastuullisen lisäksi hankkeella oli käytössä vastuutaulukko toimenpiteittäin, jossa oli listattuna henkilöt, jotka tulisi pitää erityisesti informoituna toimien etenemisestä ja kutsua myös kokonaisuutta käsitteleviin kokouksiin.

Aikataulun viivästyminen

Riski erittäin suuri ja läsnä koko hankkeen ajan kaikissa tehtävissä. Useassa tehtävässä oli kriittistä, että toteutus onnistutaan ajoittamaan kapeaan aikaikkunaan. Hankkeessa useassa tehtävässä tehtiin toimenpiteitä enemmän kuin oli valmisteluvaiheessa suunniteltu. Tämä toisaalta kasvatti riskiä, mutta myös hajautti sitä. Esimerkiksi tehtäviin sisällytettävien tapahtumasarjojen kertojen maksimointi aiheuttivat enemmän työtä ja riskiä viivästymisestä. Samalla kuitenkin riskiä hajautettiin niin, että jos jokin tapahtumasarjan kerroista epäonnistuu tai peruuntuu, niin tehtävä ei epäonnistu kokonaan.

Henkilöstöriskit

Riski oli läsnä kestoltaan kahden vuoden monialaisessa ja lukuisia asiantuntijoita työllistävässä hankkeessa. Riski pysyi hallinnassa, sillä henkilöstövaihdoksia oli hankkeen aikana suhteellisen vähän. Osaamistaso substanssiosaamisalueissa oli riittävä ja sitä myös karttui hankkeen aikana runsaasti yhdessä tekemällä ja rohkealla kehittämisotteella. Hankehallintoa tuki sekä organisaation tukipalvelut ja rahoittajan selkeät ohjeet. Myös pulmatilanteisiin saatiin vastauksia ja ohjausta nopeasti, joka pienensi riskiä.

Hankekoordinaattorin osaaminen ei riitä, hankehallinto on puutteellista

Riski oli vahvasti läsnä koko hankkeen ajan. Koordinaattoriksi valikoitui henkilö, jolla ei ollut aikaisempaa EU-hankekokemusta. Riskin toteutumista vältettiin esimerkiksi osallistumalla EAKR-starttikoulutukseen, varmistelusähköposteilla rahoittajalle, ennakoinnilla ja viestinnällä konsortion kesken, emo-organisaation tukipalveluiden osaamista hyödyntämällä ja huolellisella dokumentoinnilla. Varmennuskäynti tuki myös riskin välttämistä. Riski pysyi hallinnassa.

Tietosuojariski

Riski oli vahvasti läsnä koko hankkeen ajan. Henkilötietoja ei käsitelty hankkeen aikana yhteisesti, vaikka aikomus oli rakentaa yhteistyötilaan henkilörekisteri helpottamaan viestintää. Henkilötietojen käsittelyyn suhtauduttiin erityisen huolellisesti ja vakavasti. Lisäksi ennen 3D-paikkatietoaineistojen mittausta ja julkista esittämistä käytiin taloyhtiön edustajien kanssa keskustelut, joissa varmistettiin, että aineistojen esittäminen on hyväksyttävää yksityisyyden näkökulmasta. Riski pysyi hallinnassa.

Digitaalisiin aineistoihin liittyvät riskit

Riski oli läsnä 3D-paikkatietoaineistojen käsittelyssä. Riski pysyi huolellisella käsittelyllä hallinnassa. Kohdetaloyhtiöiden edustajilta varmistettiin erikseen aineistojen julkisesta esittämisestä.

Hankkeen aikana kohdatut yllättävät riskit

Ennakoimattomia riskejä kohdattiin hankkeen toteutusvaiheessa useampi. Seuravaksi kuvataan niistä keskeisimmät.

Budjetin mitoittaminen ostopalveluissa

Riski oli läsnä erityisesti kokonaisuuksissa, jossa haettiin tarjouspyynnöllä yhtä spesifiä ratkaisua. Riskiä oli molempiin suuntiin: osa kokeilujen kustannuksista oli huomattavasti vähäisempiä kuin oli valmisteluvaiheessa arvioitu. Toisaalta myös budjetin riittävyys oli riski toisissa kokeiluissa. Riski saatiin hallintaan budjettierän joustavuudella ostopalveluiden sisällä, jolloin tosista kokeiluista syntynyttä ylijäämää voitiin kohdentaa muihin ostopalveluihin.

Kokeilutoiminnan vastustus

Ennakoimaton riski oli läsnä erityisesti asunto-osakeyhtiön kokeilutoiminnassa. Kokeilutoiminta herätti yllättävää vastustusta eräiden osakkaiden keskuudessa. Riski saatiin hallintaan sinnikkäällä viestinnällä ja perustelemalla toiminnan hyödyllisyyttä ylimääräisessä yhtiökokouksessa. Myös budjettierien joustavuus tuki riskin välttämistä – kyseessä oli erään kokeilun ulkonäköseikat, johon voitiin vastata maisemoimalla kokeilukohde näyttäväksi.

Viestinnän avoimuus

Ennakoimaton riski oli läsnä erityisesti asunto-osakeyhtiön kokeilutoiminnassa. Kokeilun kattaessa korttelin oli haasteena rajata viestintätoimet niin, että kohdetaloyhtiö ei saisi liikaa huomiota. Riski saatiin hallintaan sopimalla rajat viestinnälle ja viestinnän avoimuudelle kohdetaloyhtiön yhteyshenkilön kanssa.

Yritysten sitouttaminen yhteistyössä

Yrityksien sitouttaminen yhteistyössä eri toimiin olisi voinut toimia järjestelmällisemmin ja suunnitelmallisemminkin. Viestintää ja tiedonjakoa osatoteuttajien välillä olisi voinut olla enemmän. Näin yritykset olisi saatu sitoutettua laajasti hankkeen eri toimenpiteisiin yhteen kokeiluun osallistumisen lisäksi. Viestimistä hankaloitti osaltaan puute yhteisestä henkilörekisteristä, johon olisi voitu kerätä keskeisten tahojen yhteystiedot hallitusti. Kullakin organisaatiolla olemassa olevia viestintäväyliä olisi ollut hyvä hyödyntää kattavammin koko hankkeen tarpeisiin. Riskin voidaan todeta toteutuneen osittain. Yhteisessä sitouttamisessa oli myös onnistumisia: useat yritykset hyödynsivät hankkeen mahdollisuuksia monipuolisesti aina TKI-yhteistyöstä 3D-paikkatiedon hyödyntämismahdollisuuksiin ja liiketoiminnan sparraustyöpajoista tulostilaisuuksiin osallistumiseen.

Organisatoriset riskit

Organisatorisia riskejä toteutui hankkeen aikana useampi.

Koko konsortiota koskeva riski liittyi henkilöstön rekrytointiprosessien yhteensovittamiseen hankkeen aikataulujen kanssa. Riski oli suuri, sillä hankehenkilöstöä oli paljon, ja osaamista tarvittiin laajasti. Toteutuneisiin rekrytointiriskeihin vastattiin tilanteen mukaan eri tavoin.

Ensimmäisessä hankkeen muutoshakemuksessa päästiin ratkaisemaan budjettieriä ja henkilöstöresursseja muuttamalla suurimpaan osaan jo toteutuneista riskeistä. Tämä mahdollisti henkilöstöbudjettien kattavamman käytön kesäkuusta 2022 eteenpäin. Hankkeelle myönnetty kuukauden lisäaika toteutukseen auttoi huomattavasti myös riskin toteutumisen vaikutusten minimointia. Yleisesti todettakoon, että tämä koko konsortiota koskettanut suuri riski saatiin yhteisesti hyvin hallintaan.

Muut kustannukset -budjettierää olisi voitu hyödyntää enemmän tilanteessa, jossa maksimimäärä hankehenkilöstä työskenteli jo tehtävien parissa, mutta lisäresurssille olisi silti ollut tarvetta. Tämä toteuttajaorganisaatioiden reflektointina tulevien hankkeiden valmistelua varten.

Kapeammin konsortiota koskevista toteutuneista yllättävistä riskeistä mainittakoon henkilöstövaje kriittisellä hetkellä hankintayksikössä. Tukea olisi tarvittu juuri tiettyyn aikaan laajan hankinnan läpiviemiseksi. Riski saatiin hallintaan kuitenkin ennakoimalla, hyvässä yhteistyössä ja aikataulua hieman venyttämällä.

4.3 Ohjausryhmä

Osiossa kerrotaan kuinka ohjausryhmä tuki hankkeen toteutusta. Ohjausryhmän roolia käsitellään kokoonpanosta kertomalla. Lopuksi kuvataan ohjausryhmän arviointia hankkeen toimenpiteiden toteutuksesta ja tuloksista.

Hankkeen ohjausryhmän kokoonpanoa lähdettiin rakentamaan koko konsortion voimin syksyllä 2021. Hankesuunnitelma toimi pohjana ryhmän muodostamiselle. Konsortion ohjaavien jäsenten lisäksi mukaan saatiin edustajat Helsingin kaupungilta, Suomen ympäristökeskuksesta, Näkymä Oy:sta, Uudenmaan liitosta, Rönkä Consulting Oy:sta, VAV asunnoilta, Y-Säätiöstä, Taloyhtiöklubi-hankkeesta, Omago Oy:sta, ja Kierrätyskeskuksesta.

Helsingin kaupungilta toivottiin erityisesti johtajatason henkilöä puheenjohtajaksi ohjausryhmän ja hankkeen kokoluokan vuoksi. Hanketta toivottiin ohjaamaan myös toinen henkilö, jolla olisi tieto Helsingin kaupungin kierto- ja jakamistalouden tiekartasta. Suomen ympäristökeskuksen ja Näkymä Oy:n edustajat kutsuttiin ryhmään tukemaan erityisesti Aalto-yliopiston datapohjaista suunnittelua. Uudenmaan liitosta rahoittajan edustajan lisäksi tukea saatiin kiertotalouden substanssiosaamiseen. Kierrätyskeskus oli mukana kiertotalouden substanssiosaamisen vuoksi. Rönkä Consultingin edustaja tuki toteuttamista kokemuksella tulevaisuuden kestävien ratkaisuista.

Jäseniä pyydettiin mukaan myös molemmista hankkeen kohderyhmistä. Taloyhtiöitä kohderyhmänä edustivat jäsenet Y-Säätiöstä, VAV-asunnoilta ja Taloyhtiöklubi-hankkeesta. Edustajat pyydettiin ennen kaikkea laajemman hankkeen tavoitteiden ja kontekstin ymmärryksen lisäämiseksi, sillä kussakin asuinkohteessa tehtiin rajoitetusti hankkeen toimenpiteitä. Yrityksiä kohderyhmänä edusti jäsen Omago Oy:sta. Tällä jäsenkutsulla haettiin erityisesti tukea ja näkemystä hyvistä käytännöistä yrityksen kohderyhmän ollessa taloyhtiöiden ja korttelien asukkaat.

Ohjausryhmä kokoontui hankkeen aikana kuusi kertaa alkaen loppusyksystä 2021. Hankkeen ohjausryhmässä syntyi suuresta koosta huolimatta hyvää keskustelua. Kokousten pöytäkirjoihin dokumentoitiin jäsenten puheenvuorot tarkkaan, jotta myös projektiryhmä laajemmin voisi tutustua kommentteihin, kysymyksiin ja keskustelun sisältöön. Toisaalta tarkka dokumentointi tuki myös palaamista ohjauksen sisältöön jälkikäteen.

Jäsenet tukivat projektiryhmää laajasti eri teemoissa. Yleisesti todettakoon, että jäsenten kommentit olivat kannustavia. Kritiikkiä esitettiin vähemmän, ja jos esitettiin, niin se oli kauttaaltaan rakentavasti muotoiltu. Ohjausryhmän toiminta tuki hankkeen toteutumista erityisesti niin, että projektipäälliköt tarkastelivat hanketta yksittäisten tehtävien sijaan kokonaisuutena. Toimenpiteisiin liittyvien valintojen perustelu sai projektipäälliköt pohtimaan toimintaa entistäkin analyyttisemmin. Myös käytännön tukea ja vinkkejä esimerkiksi viestintään ja eri tehtävien erityispiirteiden huomiointiin saatiin runsaasti. Ohjausryhmän kokouksissa saatua mentaalista tukea hankkeen toteuttamiseen ei sovi myöskään vähätellä – projektipäälliköille oli tärkeää, että kunkin jäsenorganisaation vankka tuki hankkeelle oli olemassa.

Palautetta kerättiin ohjausryhmältä kahteen kertaan hankkeen aikana. Ensimmäinen kysely toteutettiin hankkeen neljännessä kokouksessa ja se oli luonteeltaan ohjausryhmän näkemyksiä kartoittava laadullinen kysely hankkeesta. Toinen palautekysely oli ohjausryhmän viimeisessä kokouksessa toteutettu arviointikysely, missä arvioitiin hankkeen onnistumista eri osa-alueilla skaalalla 1–5, jossa 1 = toteutui erittäin huonosti ja 5 = toteutui erittäin hyvin.

Arviointikyselyn (n=9) tulokset olivat seuraavat:

• Tavoitteiden ja lopputulosten toteutuminen = ka 4,7
• Kustannusarvion toteutuminen = ka 4,4
• Aikataulun toteutuminen = ka 4,6
• Resursoinnin toteutuminen = ka 4,6
• Riskien hallinta = ka 4,6
• Viestintä = ka 4,8

Hanketta luonnehdittiin viimeisessä kokouksessa sanallisesti hyvin toteutetuksi ja inspiroivaksi. Erityisesti toimenpiteiden ja ratkaisujen konkretia mainittiin useasti hankkeen mielenkiintoisena ja hyvänä puolena.

Jälkeenpäin tarkasteltuna myös Kiinteistö- ja/tai Isännöintiliiton olisi ollut hyvä olla hankkeen ohjausryhmässä mukana. Toisaalta molemmista liitoista saatiin edustajat mukaan Tilat ja tavarat jakoon -kokeiluhaun raatiin arvioimaan eri yritysten tarjoamia jakamistalouden ratkaisuja taloyhtiössä. Tätä kautta myös yhteistyö syveni hankkeen kuluessa ilman ohjausryhmän edustajaakin.

Ohjausryhmän koko oli suuri, mutta toisaalta kyseessä oli toiminnaltaan laajahko hanke. Oli siis perusteltua olla eri kohde- ja sidosryhmien asiantuntijuutta ryhmässä läsnä. Oli hyvä, että suurelle osalle varsinaisista jäsenistä nimettiin myös varajäsenet päällekkäisyyksien ja pidempiaikaisten estymistenkin vuoksi.

4.4 Kohderyhmien kokemukset ja palaute

Osiossa kuvataan kunkin kohderyhmän roolia hankkeen toteutuksessa. Seuraavissa kappaleissa kerrotaan myös kohderyhmien palautteesta ja luonnehdinnoista koskien hankkeen toimenpiteitä ja tuloksia. Kappaleissa käsitellään erityisesti pk-yrityksiä (digitaalisuutta, vihreää kasvua tukevat ja uutta teknologiaa hyödyntävät yritykset sekä paikkatietoalan yritykset) ja taloyhtiöitä (sekä vuokrakodit että asunto-osakeyhtiöt). Osiossa kerrotaan myös taloyhtiön asukkaiden vastaanotosta hankkeelle palvelujen käyttäjinä. Lopuksi käsitellään julkisen sektorin kokemuksia ja palautetta hankkeesta.

Pienet ja keskisuuret yritykset

Pienistä ja keskisuurista yrityksistä käsitellään ensin hankkeen kokeiluohjelmien tarjouspyyntöihin vastanneita ja valituksi tulleita yrityksiä, joita oli yhteensä 11 kappaletta. Toisena käsitellään yrityssparrauksiin osallistuneita yrityksiä, joita oli yhteensä seitsemän kappaletta. Kolmantena käsitellään kuutta yritystä, jotka osallistuivat Kestävät korttelit -tapahtumasarjaan. Neljäntenä on vuorossa kuusi paikkatietoalan yritystä, jotka osallistuivat hankkeeseen. Lopuksi käsitellään yleisesti hankkeen toimiin kevyemmin osallistuneiden yrityksien luonnehdintoja hankkeesta.

Kokeiluohjelmiin osallistuneet yritykset

Yritykset kokivat kokeilut erittäin hyödyllisiksi ja kiinnostaviksi. Kokeilut mahdollistivat lähes kaikille yrityksille uuteen kohderyhmään tutustumisen ja palveluiden kehittämisen. Kehittämisen lisäksi useat yritykset kokivat saaneensa ratkaisuilleen hyödyllistä näkyvyyttä. Hankkeen viestintätuki oli kaikkien kokeilevien yritysten näkökulmasta erittäin tärkeää. Tapahtumat tarjosivat yrityksille tärkeitä kontakteja ja tukea palveluiden kehittämiseen.

Haasteita oli myös hankkeen toimenpiteissä. Yksi kokeilevista yrityksistä koki kokeilukohteen löytämisen turhauttavan hitaaksi. Lisäksi kokeiluaikana resursseja meni paljon käyttäjien löytämiseen ja aktivoimiseen, eikä itse kokeiltavan mallin testaamiseen. Osa yrityksistä olisi toivonut enemmän palautetta kokeiluista kaupungilta. Moni yrityksistä olisi toivonut taloyhtiöiltä ja asukkailta aktiivisempaa osallistumista palvelun testaukseen.

Yrityssparrauksen ja yhteiskehittämisen työpajoihin osallistuneet yritykset

Yrityssparrausten työpajoihin osallistuneita pk-yrityksiä oli seitsemän, joista yksi osallistui kahteen työpajaan. Mukana olivat Blokgarden Oy, Teamer Oy, One4All Oy, Formlek Oy, Pöllölän luontofarmi Oy, AR-GO lab Oy, Kindful growth co. Lisäksi yhdessä työpajassa mukana oli Painovoima ry. Erityisesti yritysten välinen vapaa ideointi yritysten välisten synergioiden löytämiseksi ja kiertotalouden edistämiseksi koettiin tervetulleeksi ja hyödylliseksi.

Liiketoimintaa sparrattiin myös kokeilukohtaisissa yhteiskehittämisen työpajoissa, joissa yleisemmän sparrauksen sijaan keskityttiin kokeilevan yrityksen ratkaisun kehittämiseen yhdessä kohdetaloyhtiön edustajien kanssa. Kaikissa tilaisuuksissa oli havaittavissa, että sekä taloyhtiöille että yrityksille nämä olivat antoisia tilaisuuksia. Palautetta näistä ei erikseen kerätty, mutta luonnehdinnat olivat hyvin positiivisia.

Kestävät korttelit -tapahtumasarjan yritykset

Kestävät korttelit tapahtumiin osallistuneita pk-yrityksiä oli kuusi kappaletta. Ensinnäkin mukana oli hankkeen Kestävä naapurusto -kokeiluohjelmaan osallistuneet KotiCommu sovelluksen kehittänyt Ronsam Digital Oy ja naapuruston viestintäsovellusta testannut SuperHood Oy. Toisekseen tapahtumiin osallistui yrityksiä, jotka eivät olleet muissa hankkeen toimenpiteissä mukana. Näitä olivat korjausompelimo KHH Culture Oy, mehiläisvahatuotteita kehittävä avoin yhtiö Mesila isä & poika, pyörähuoltamo Ab pyörien pyörä Oy. Lisäksi mukana toiminimen kautta hävikkikukkien liiketoimintaa harjoittava Tmi Kukkis Anne Siljama.

Tapahtumista pyydettiin palautetta yrityksiltä, jotka myivät ja/tai esittelivät palveluaan kävijöille. Yleisarvosana tapahtuman järjestelyille oli 1–5 asteikolla 4,9 ja kohderyhmän tavoittamiselle 4,1. Kaikilta yrittäjiltä ei saatu palautetta ja toisaalta keskiarvoissa mukana on myös suoraan kohderyhmään kuulumattomia tahoja kuten Pääkaupunkiseudun kierrätyskeskus Oy ja HSY Ilmastoinfo. Tulokset kokonaisuudessaan seurantaraportin liitteenä.

Paikkatietoalan yritykset

Paikkatietoalan yrityksille järjestetyissä yritysdialogeissa kontaktoitiin kuutta alan keskeistä toimijaa. Nämä yritykset olivat Sova3D Oy, Tietoa Finland Oy, Terrasolid Oy, Pointscene Oy, Leica Geosystems Oy ja XD Visuals Oy. Keskusteluissa selvitettiin, millaisia kiertotaloutta tukevia toimia yritykset jo ennestään tekivät. Tietoutta kiertotaloudesta ja sen tarjoamista mahdollisuuksista nostettiin esiin paikkatietoalan prosesseissa. Kiertotalousteemoja ei ensin identifioitu yrityksien toimintaan kuuluviksi, mutta asian avauksen jälkeen huomattiin, että yritykset toimivat jo valmiiksi osittain kiertotalousteemojen mukaisesti.

Yritysdialogien pohjalta Aallon demonstraatioiden tarkempaa toteutusta täsmennettiin niin, että niissä pyrittiin tuomaan esille etenkin niitä kiertotalousteemoja, joita kontaktoidut yritykset eivät jo valmiiksi toteuttaneet. Yritysdialogien pohjalta huomattiin, että datan kiertotalous tarjoaa mahdollisuuksia huomattavasti aiempaa tehokkaampaan resurssien käyttöön. Tällä tarkoitetaan sitä, että mittauskampanja voidaan toteuttaa niin, että sen pohjalta voidaan tuottaa laaja-alaisesti muitakin analyysejä kuin se, jota varten mittauskampanja ensisijaisesti toteutettiin. Näin samaa dataa voidaan hyödyntää myöhemmin eri analyyseihin. Samalla toimintamalli mahdollistaa kattavan muutostulkinta-analyysin, joka valikoituikin yhdeksi hankkeen kolmesta demonstraatiosta.

Kevyemmin hankkeeseen osallistuneet yritykset

Hankkeen toiminta kiinnosti pk-yrityksiä hankkeen alusta lähtien. Tarjouksia kokeiluhakuihin saatiin aina enemmän kuin yksi, ja erityisesti jakamistalouden kokeilukiihdyttämön tarjouspyyntöihin vastasi paljon enemmän yrityksiä, joita voitiin budjetin raameissa ottaa mukaan toimintaan. Myös Kestävät korttelit -tapahtumien avoimeen hakuun vastasi enemmän yrityksiä, kuin mitä loppujen lopuksi tapahtumiin tuli mukaan. Ilahduttavaa oli, että myös puheenvuoropyyntöihin suhtauduttiin aloitustapahtumasta lähtien yrityksissä positiivisesti. Kiinnostusta hankkeen toimenpiteisiin oli laajasti koko hankkeen ajan.

Taloyhtiöt

Taloyhtiöistä kohdassa käsitellään ensin vuokrataloyhtiöiden vastaanottoa hankkeelle. Toisena käsitellään pilottikohteina toimineita asunto-osakeyhtiöitä ja toiminnan vastaanottoa siellä. Kolmantena käsitellään toiminnan vastaanottoa kiinteistö- ja isännöintiliitossa. Lopuksi kerrotaan asukkaiden vastaanotosta hankkeelle.

Vuokrataloyhtiöt

Vuokrataloyhtiöistä kokeilualustoiksi mukaan hankkeeseen lähtivät syksyllä 2021 VAV asunnot ja M2-kodit ja myöhemmin hankkeen aikana HOAS. Alustavasti hyväksyvä vastaanotto oli saatu jo puoltokirjeiden muodossa hankkeen valmisteluvaiheessa. Yhteyshenkilöiden kautta saatiin mukaan myös isännöitsijä ja tätä kautta kohteen huoltoyhtiö.

Vuokrataloyhtiöiden vastaanottoa testatuille palveluille mitattiin erityisesti maksuhalukkuushaastattelun ja yhteiskehittämisen työpajojen kautta. Maksuhalukkuushaastattelu päätettiin toteuttaa VAV asunnoille, sillä kohteessa oli kokeiltu useita palveluratkaisuja, ja näin kokemuksia oli kertynyt eniten. Haastattelussa mukana olivat vastuullisuuspäällikkö ja isännöintipäällikkö. Ratkaisusta osa oli niin kiinnostavia, että skaalaaminen useampaan kohteeseen ja tahtotila palvelun vakiinnuttamiseksi oli selvästi havaittavissa.

Yhteiskehittämisen työpajoissa konkretisoitui käytännön askeleet palvelun vakiinnuttamiseksi. Kuitenkaan palvelun myyminen vuokrataloyhtiölle ei ole täysin ongelmatonta. Haasteista mainittakoon tasapuolinen kohtelu asuinkohteittain, palvelumaksujen kohdentuminen ja yleisesti palvelun hinta verrattuna potentiaaliseen hyötyyn.

Ilahduttavaa oli, kuinka palveluratkaisut kiinnostivat myös vuokrataloyhtiöitä, jotka eivät suoraan olleet mukana kokeilualustoina hankkeessa. Mainittakoon, että Espoon asuntojen osalta kiinnostusta löytyi kuormapyöräpalveluratkaisun käyttöönottoon ja jatkotestaukseen. Neuvotteluja käytiin hankkeen loppuvaiheessa, mutta ratkaisun vakiinnuttaminen sai vielä odottaa. Lainappi Oy:n lainalaatikosto sai sovittua vuoden mittaisen kokeilujakson VOAS:in asuinkohteessa.

Vuokrataloyhtiöiden yhteyshenkilöt osallistuivat myös ohjausryhmän toimintaan, jossa kokemuksia hankkeen toiminnasta mitattiin ohjausryhmän loppukyselyn avulla.

Asunto-osakeyhtiöt

Hankkeen valmisteluvaiheessa Taloyhtiöklubi -hankkeen projektipäällikkö oli kirjoittanut hankkeelle puoltokirjeen. Kymmenen taloyhtiön korttelikokonaisuus Lauttasaaresta lähtikin kokeilualustaksi mukaan hankkeeseen. Toinen asunto-osakeyhtiö oli Helsingin kaupunkiuudistusalueelta Malminkartanosta. Vastaanotto hankkeen toimenpiteisiin oli hyvä, mutta ajoittain oli aihetta myös soveltaa ja valikoida toimintaa, jotta asukkaat ja osakkaat pysyivät tyytyväisinä hankkeen ajan.

Lauttasaaren pilottikohteessa ei tehty tila- ja tarvekartoitusta, sillä taloyhtiöiltä oli aiemmin kysytty erilaisista teemoista, joita voitaisiin edistää taloyhtiöiden yhteistyöllä. Hankkeen toimenpiteitä pohdittiin tämän kyselyn pohjalta. Kyselyssä (n=68) oli noussut esimerkiksi yhteisten liikkumisvälineiden teema, jota kannattivat puolet kyselyyn vastanneista.

Haasteiksi nousivat muun muassa taloyhtiön tontille sijoitetun esinelainaamon ulkonäkö, joka koettiin asukkaiden ja osakkaiden keskuudessa epämieluisaksi. Tähän vastattiin maisemoimalla kontti liikkumisen kokeilua varten. Palaute oli tämän jälkeen kiittävää. Käyttömäärät kuormapyörien osalta olivat hyviä, mutta enemmänkin käyttöä ja erityisesti käyttäjiä olisi voinut toivoa.

Malminkartanon pilottikohteessa vastaanotto hankkeelle oli myös hyvä. Palvelukokeiluissa käyttömäärät jäivät kuitenkin pienessä taloyhtiössä vähäisiksi. Viljelykokeiluista kiinnostuneita oli hyvin vähän ja esinelainaamolaatikoston käyttömäärät jäivät pyöreään nollaan. Esinelainaamolaatikosto päätettiinkin kesken kokeilun siirtää toiseen kokeilukohteeseen. Konseptitason pihasuunnitelman laatiminen ja tähän liittyvä yhteiskehittämisen työpaja kuitenkin kiinnosti selvästi taloyhtiön hallituksen jäseniä. Myös 3D-demonstraatioiden tulokset kiinnostivat taloyhtiötä.

Kiinteistö- ja Isännöintiliitto

Kiinteistö- ja Isännöintiliitto seurasivat hankkeen toimenpiteitä tiiviisti sen jälkeen, kun heiltä toivottiin ja saatiin edustajat jakamistalouden kokeilujen arviointiraatiin keväällä 2022. Hankkeelle saatiin molemmista liitoista kiitettävästi viestintätukea. Ronsam Digital Oy:n hankkeen aikana kehittämä KotiCommu-palvelu sai Kiinteistöliiton ”Vuoden taloyhtiöteko 2023” -tunnustuksen. Lisäksi asiantuntijanäkökulmat tulostapahtumissa ja oppaiden laatimisessa olivat selkeä konkreettinen tuki hankkeelle.

Asukkaiden vastaanotto

Asukkaiden vastaanotto hankkeille vaihteli suuresti pilottikohteittain sekä kohteiden sisällä. Vuokrataloyhtiöissä asukastoimikuntien aktiivit olivat alusta alkaen toiminnasta erittäin kiinnostuneita. He toimivat usein myös eturintamassa uusien palvelujen testaajina ja muiden asukkaiden kiinnostuksen herättäjinä. Viestintätukea saatiin asukastoimikunnilta paljon hankkeen aikana.

Asunto-osakeyhtiöissä vastaanotto hankkeelle oli kirjavaa. Suhtautumista hankkeen toimenpiteisiin oli aina aktiivipalvelukäyttäjästä kokeilutoiminnan vastustamiseen asti. Hankkeen toimenpiteistä viestimistä ja palautteen keräämistä hankaloitti yhteisen sähköisen viestintäalustan puute.

Konkreettisesti palveluiden suosiota mitattiin kokeilukohtaisilla palautekyselyillä. Niihin vastaajat olivat pääosin tyytyväisiä palveluihin ja niille toivottiin jatkoa. Lisäksi esimerkiksi kehitystoiminnan arvoa havainnollisti asunnon myynti-ilmoitus, jossa pitkäjänteinen kehitystoiminta kokeiluineen oli erikseen mainittu.

Kunta-alan toimijat valtakunnallisesti

Julkinen sektori oli mukana hankkeessa erityisesti tulosten hyödyntäjän roolissa. Tulostapahtumia ja erityisesti hankkeen päätöstapahtumaa markkinoitiin valtakunnallisesti. Suurena apuna tavoittamisessa toimi Kestävä kaupunki -ohjelman viestintäverkosto ja Kiertotalous Suomi -alusta.

Palautetta kerättiin erityisesti päätöstapahtumasta. Tapahtumaa ja hanketta luonnehdittiin pääosin onnistuneeksi. Valtakunnallisesti julkinen sektori jakaa samankaltaisia haasteita palveluiden vakiinnuttamisessa.

Pääkaupunkiseudun kaupungit

Ohjausryhmässä edustettuna oli pääkaupunkiseudun kaupungeista Helsinki. Espoon ja Vantaan edustajat osallistuivat tulosten jalkauttamistapahtumiin. Tuloksista kerrottiin lyhyesti myös HSY:n koollekutsumissa ympäristöpäällikköjen kokouksissa. Tulosten esittelyä on järjestetty hankkeen loppupuolella erillisissä tilaisuuksissa, esim. Kestävä Espoon ohjausryhmälle.

Aluerakentaminen ja kaupunkisuunnittelu

Aluerakentaminen ja kaupunkisuunnittelu saatiin hankkeen toimiin mukaan erityisesti Jakamistalousratkaisut kaupunkitilassa -selvitystyön avulla. Selvityksessä haastateltiin 30 työntekijää viidestä eri kaupungista. Mukana olivat Helsinki, Espoo, Vantaa, Tampere ja Lahti. Näin saatiin vertailtua kaupunkien toimintatapoja jakamistalousratkaisujen sijoittamisessa kaupunkitilaan. Varsinaista luonnehdintaa tai palautetta itse hankkeesta ei näissä haastatteluissa saatu, mutta käytännön askeleet testatun kaltaisen palvelun tarjoamiseksi kuhunkin kaupunkiin tulivat ilmi. Selvitys tukee ymmärrystä ratkaisujen skaalaamisen mahdollisuuksista yrittäjän näkökulmasta.