Henkilöstökertomus 2022

Kohti tasalaatuisempaa, interaktiivisempaa perehdytystä ja organisaation osaamisen esille tuomista

Vaikka perehdytysohjelmaamme on kehuttu kattavaksi, on sitä toisaalta kritisoitu vanhanaikaiseksi ja raskaaksi. Käynnistimme syksyllä perehdytyksen kehittämistä koskevan työpajan, jonka perusteella päädyimme kehittämään perehdytystä virtuaalisemmaksi. Siirtämällä perehdytys verkkokurssimaiseen muotoon, tieto yleisistä asioista esitetään kaikille samanlaisena eli perehdytys on jatkossa tasalaatuisempaa. Samalla verkkokurssin tapaan perehdytykseen saadaan tuotua interaktiivisia elementtejä, kuten tehtäviä ja videoita, jotka tukevat oppimista.

Talon yhteisen perehdytysohjelman lisäksi meillä on toimialakohtaisia perehdytysohjelmia. Toivomuksissa oli myös ammattiryhmä- tai tehtäväkohtaisen perehdytyksen huomioiminen. Tästä nousi tarve kehittää perehdytyksen lisäksi osaamispolkuja, mikä tuo näkyväksi ammattiryhmäkohtaisia osaamisvaatimuksia ja pätevyyksiä. Totesimme, etteivät meidän nykyiset työkalumme tue tätä tahtotilaa. Lähdemme vuonna 2023 kartoittamaan uutta osaamisen hallinnan järjestelmää, mikä tukee sekä virtuaalista ja modernia perehdytystä, kokonaisvaltaista koulutusten hallinnointia, että organisaation osaamisen esille tuomista.

Digiosaamismerkit osoittautuvat suosituksi osaamisen kehittämisen muodoksi

Digiosaamismerkkien tavoitteena on kuvata henkilöstön tarvitsemia keskeisiä digitaitoja, suunnata osaamisen kehittämistä vastaamaan tunnistettuja yhteisiä osaamistarpeita ja auttaa seuraamaan henkilöstön digiosaamisen tasoa sekä asettamaan tavoitteita digiosaamisen systemaattiselle kehittämiselle. Tammikuussa käyttöönotettuja digiosaamismerkkejä myönnettiin koko vuoden aikana yhteensä 1049 kappaletta. Työntekijöistä kaikkiaan 277 henkilöä suoritti digiosaamismerkkejä. Keskimäärin siis yksittäinen työntekijä suoritti 3,7 merkkiä. Toimialoista erityisesti jätehuollossa innostuttiin merkkien suorittamisesta kokonaisella 403 hyväksytyllä merkillä.

Digiosaamismerkistöömme kuuluu kokonaisuudessaan kymmenen eri merkkiä. Yksi merkeistä, Perusdigitaidot HSY:ssä, kuvaa koko henkilöstölle tarpeelliset perustaidot. Muut merkit ovat erikoismerkkejä ja niillä testataan jo syvempää digiosaamista. Näitä ovat:

• ammatillinen someviestintä

• datan analysointi, visualisointi ja raportoiminen

• etäfasilitointi

• hybriditilaisuudet

• ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen

• tekoälyn hyödyntäminen

• tiedostojen hallinta

• tietojärjestelmien kehittäminen.

Yksi useita eri merkkejä suorittanut HSY:läinen on Aino Moisio Seutu- ja ympäristötiedon tulosalueelta. ”Erikoismerkkien haastavuus innosti perehtymään uusiin alueisiin ja testaamaan omaa osaamistaan. Merkkejä on lukumääräisesti juuri sopivan verran, jolloin ne muodostavat paketin, jonka suorittaminen kokonaisuudessaankin vaikuttaa mahdolliselta ja motivoi yrittämään”, Aino kertoo.

Digiosaamismerkkien käyttöönottoprojektissa mukana olleet Silja Huuhtanen ja Liisa Viitanen kertovat digimerkkien suosion yllättäneen positiivisesti: "Useat yksiköt asettivat myös omiin strategiakortteihinsa digiosaamismerkkejä koskevan tavoitteen, mikä vauhditti merkkien suorittamista näissä yksiköissä" Silja iloitsee. "Merkkien arviointi vaatii myös työtä ja sitoutumista, mutta meillä on onneksi hyvä ja tehokas tiimi merkkejä arvioimassa", toteaa Liisa.

Esihenkilöiden osaamisen tukeminen

Jatkoimme vuonna 2021 käynnistettyä uusien esihenkilöiden kolmivaiheista HR-asioiden perehdytysprosessia. Perehdytyksessä käydään läpi esihenkilörooliin sisältyvät henkilöstöasiat ja verkostoidutaan muiden uusien esihenkilöiden kanssa. Vesihuollon toimialalla työskentelevät Doris Kalve ja Anna Lehtonen kokivat tapaamiset hyödyllisiksi. ”Kahdenkeskisessä tapaamisessa HR:n edustajan kanssa sai keskustella mieltä askarruttavista asioista ja kynnys ottaa myöhemmin yhteyttä madaltui. Ryhmätapaaminen auttoi verkostoitumisessa ja pystyin kysymään myös muiden näkemyksiä ensimmäiseen tulevaan rekrytointiini.” Doris kertoo. ”Tärkein anti oli tieto siitä, etten ole yksin mahdollisten pulmatilanteiden kanssa, aina saa apua. Esihenkilötkin ovat yksilöitä siinä missä muutkin, ei ole välttämättä aina oikeaa ja väärää tapaa toimia. Ryhmätapaamisessa sain uusia näkökulmia esihenkilötyöhön ja pystyin verkostoitumaan.” Anna jatkaa. Vuonna 2022 uuden esihenkilön perehdytykseen osallistui 20 henkilöä.

Järjestimme keväällä ja syksyllä esihenkilöpäivät ja johdon päivät. Esihenkilöpäivillä käsiteltiin keväällä strategiaa ja nollatoleranssiohjelmaa työpaikkakiusaamiselle. Syksyn esihenkilöpäivillä osallistujat hahmottelivat työpajan muodossa valmentavalle johtamiselle tavoitetilaa ja johtamislupausta. Tämän lisäksi esihenkilöt saivat johdatuksen dialogiin ja Erätauko-menetelmään. Keväällä johdon päivillä työstettiin yhdessä suunnittelutyöryhmien vastaavien kanssa strategiaohjelmia sekä ohjelmien toimenpiteitä ensi vuodelle, syksyllä aiheena olivat ajankohtaiset turvallisuus-, henkilöstö-, talousasiat.

Järjestimme kuusi esihenkilöiden aamuinfoa. Aiheina olivat vastuullinen kesäduuni, IMS-toimintajärjestelmä, nollatoleranssi työpaikkakiusaamiselle, henkilöstösuunnittelun työpaja ja vuonna 2023 käynnistyvän mentorointiohjelman infotilaisuus.

TVA-työ loppusuoralla

Useamman vuoden jatkunut tehtävien vaativuuden arviointien (TVA) kehittämiseen liittyvä uusien tehtäväkuvausten arviointityö eteni loppusuoralle. Uudet tehtäväkuvaukset on laadittu geneeristen arviointitekijöiden kehikkoon perustuen. Jokaisella palkkahinnoitteluryhmällä on oma arviointikehikko. Arviointikehikon kuvaukset ovat yhteisiä kaikille samaan palkkahinnoitteluryhmään kuuluville tehtäville, organisaation osasta riippumatta.

Geneeriset arviointitekijöiden kuvaukset helpottavat erilaisten tehtävien keskinäistä vertailtavuutta sekä lisäävät avoimuutta vaativuuden arviointiperusteista.

Laaja ja organisaatiorajat ylittävä yhteistyö arviointikehikoiden kuvausten laatimisessa lisäsi yhteistä ymmärrystä tehtävien kirjosta, joita ympäri organisaatiota tehdään. Arviointityössä korostui myös arviointiryhmän yhteisen näkemyksen muodostaminen arvioitavasta kokonaisuudesta, ei pelkästään esihenkilön tai päällikön edustamien yksittäisten tehtävien vaativuuden arviointi.

Palkanlaskenta ulkoistettiin Monetralle

Ulkoistimme palkanlaskennan vuoden 2022 alusta alkaen Monetra Oy:lle. Ulkoistuksesta ei aiheutunut henkilöstövaikutuksia, työtehtäviä muokkaamalla vakituisten työntekijöiden työt jatkuvat henkilöstöyksikössä. Yhteistyö Monetran kanssa on ollut sujuvaa. Saimme lähestulkoon kaikki palkat alusta alkaen maksuun ajallaan ja oikein. Joidenkin sellaisten palkanosien käsittely Monetran käyttämässä Personec F-järjestelmässä, joiden muodostumiseen vaikuttaa useampi palkkatekijä, on aiheuttanut virhetilanteita. Näiden selvittely on vienyt aikaa, mutta asioita on edistetty hyvässä yhteistyössä ja -hengessä. Integraatioiden toimivuutta on myös tarpeen edelleen kehittää.

Työajanseurannan ja työvuorosuunnittelun järjestelmähankinta

Kilpailutimme alkuvuodesta työajanseurannan ja työvuorosuunnittelun kokonaisratkaisun hankinnan. Toimittajaksi valitun Max Technologies Oy:n kanssa käynnistyi käyttöönottoprojekti syyskuussa. Käyttöönotto on projektin aikataulun mukaan huhtikuussa 2023.

Järjestelmän käyttöönoton myötä työaikakorvauksiin ja ylitöiden maksamiseen liittyvät tiedot siirtyvät sähköisesti palkanmaksuun ja työvuoro- ja varallaolosuunnitelmat laaditaan kyseisessä järjestelmässä. Nykyisin käytettävät paperilomakkeet ylitöiden ja työaikakorvausten maksua varten ja excel-taulukoissa ylläpidettävät työvuorolistat ja varallaolokalenterit tulevat jäämään historiaan.

Merkittävässä roolissa käyttöönoton onnistumisessa tulee olemaan koko henkilöstön kouluttaminen uuden järjestelmän käyttämiseen ja sitoutuminen muutokseen.