Henkilöstökertomus 2023

Monipuoliset koulutusmahdollisuudet

Alati muuttuva toimintaympäristö luo uudenlaisia tarpeita myös osaamisen kehittämiselle ja jatkuvalle oppimiselle. Työn murroksen toisena strategisena painopisteenä on tällä strategiakaudella varmistaa, että tekemisemme perustana ja osaamistamme tukemassa ovat mielekkäät ja kehittyvät tehtävät, muutoskyvykkyys sekä yhteistyö.

Meillä järjestetään ja osallistutaan monipuolisesti erilaisiin koulutuksiin niin läsnä kuin verkossa. Työntekijöillämme on myös mahdollisuus osallistua ulkopuolisten palveluntarjoajien koulutuksiin. Vuoden 2023 aikana yhteensä 530 eri työntekijää eli noin 66,3 % henkilöstöstä osallistui sisäisiin ja ulkoisiin koulutuksiin vähintään yhden koulutuspäivän verran. Koulutukseen osallistumispäiviä oli yhteensä 2453 päivää eli 3,1 päivää per työntekijä. Verrattuna vuoden 2022 vastaaviin lukuihin, on koulutuksiin osallistuttu hieman edellistä vuotta enemmän.

Jatkuva oppiminen ja osaamisen kehittämisen monipuoliset tavat näkyviksi

Vuonna 2022 käynnistyi työ perehdytyksen kehittämiseksi tasalaatuisempaan ja virtuaaliseen muotoon, jolloin talotasoisen yleisen perehdytyksen lisäksi voidaan huomioida myös toimiala-, ammatti- tai tehtäväkohtaiset tarpeet. Perehdytyksen kehittämisen lisäksi tunnistettiin myös tarve luoda osaamispolkuja työroolikohtaisten osaamisvaatimusten ja pätevyyksien osalta ja tuoda ne näkyväksi. Näitä tarpeita varten kilpailutimme uuden osaamisen hallinnan järjestelmän, joka korvaa aiemmin käytössä olleet alustat ja joka tulee työkaluksi koulutusten ja perehdytyksen hallintaan. Uutta järjestelmää tullaan lisäksi käyttämään laajasti osaamisen kehittämisessä hyödyntämällä sinne rakennettavia osaamispolkuja- ja profiileja. Näin osaamiset ja osaamistavoitteet ovat näkyviä, mikä auttaa esihenkilöitä ja työntekijöitä myös osaamistavoitteiden asettamisessa ja seurannassa. Järjestelmä auttaa osaltaan hallinnoimaan ja tekemään aiempaa näkyvämmiksi sisäiset työmarkkinat ja halukkuuden uuden oppimiseen tehtäväkierron avulla.

Kesällä käynnistimme kumppanin kanssa osaamisen kehittämisen ja johtamisen uudistusta. Tästä alkoi projekti, jonka tavoitteena oli koota näkemys osaamisen kehittämisen ja johtamisen toimintavoista ja mallintaa tapa, joka vastaa tarpeeseen tehdä osaamisen kehittämisestä ja johtamisesta selkeämpää, suunnitelmallisempaa ja systemaattisempaa. Projektin aluksi syys-lokakuussa kumppanimme kartoitti toimintatapoja kyselyllä henkilöstölle ja haastattelemalla esihenkilöitä ja työntekijöitä. Kyselyyn vastasi 162 henkilöä. Pienehköstä otannasta huolimatta vastaajia oli kattavasti eri henkilöstöryhmistä monipuolisesti toimi- ja tulosalueilta sekä yksiköistä. Tämän jälkeen järjestettiin johtoryhmälle sekä henkilöstölle työpajoja, jossa yhteisesti työstettiin osaamisen kehittämisen ja johtamisen strategiaa, käytiin läpi erilaisia työrooleja ja niiden kasvun ja kehittymisen vaihtoehtoja sekä millaisilla tavoilla mahdollistamme tulevaisuudessa jatkuvan oppimisen meillä HSY:ssä. Johtoryhmä työsti visiota ja tavoitteita osaamisen johtamiselle, sekä tunnisti ja määritteli tulevaisuuden osaamistarpeita eli HSY:n strategisia kyvykkyyksiä. Työ näiden pohjalta jatkuu vuoden vaihteen jälkeen tunnistamalla osaamiset ja luomalla osaamispolut, varmistamalla oppimisen ja kehittymisen tavat käyttöön läpi koko organisaation sekä sen, että oppimista edistävää kulttuuria luodaan ja johdetaan. Uusi osaamisen hallinnan järjestelmä rakennetaan tukemaan osaamisen johtamisen systematiikkaa ja läpinäkyvyyttä.

Esihenkilötyön kehittäminen

Valmentavan johtamisen valmennusryhmien lisäksi käynnistimme kaksi esihenkilöille suunnattua mentorointiohjelmaa. Niiden tavoitteena oli vahvistaa hyvää johtajuutta ja työntekijäkokemusta strategian tavoitteiden mukaisesti. Mentorointiryhmään osallistuminen lisäsi yksiköt ylittävää yhteistyötä, siirsi hiljaista tietoa ja mahdollisti toisilta oppimista, nopeutti uuden esihenkilön perehtymistä organisaation ja loi mahdollisuuden vertaisverkoston luomiseen. Ensimmäiseen ohjelmaan osallistui 14 esihenkilöä, joista muodostettiin mentorointipareja tai ryhmiä osallistujien toiveet ja tarpeet huomioiden. Palautteen mukaan ohjelmasta oli merkittävää hyötyä oman osaamisen laajentamiseen ja syventämiseen. Organisaation sisällä verkostoituminen, erilaisiin johtamistapoihin tutustuminen, itsetuntemuksen lisääntyminen ja uudet ideat nousivat palautteissa erityisiksi mukaan tarttuneiksi opeiksi. Elokuussa aloitti toinen seitsemän hengen mentorointiryhmä.

Keväällä ja syksyllä pidettävät esihenkilöpäivät ovat yksi HSY:n johtamisen ja esihenkilötyön kehittämisen keskeisistä foorumeista. Esihenkilöpäivillä käsiteltiin keväällä TVA-työn tilannetta, kerrottiin HR-Partner toimintamallin käyttöönotosta sekä keskusteltiin ja käsiteltiin ryhmätöinä esihenkilöiden omaa NPS-tulosta. Syksyn esihenkilöpäivillä käytiin läpi henkilöstökyselyn purkumalli sekä strategian jalkauttamiseen liittyvä materiaali ja ohjeet. Keväällä johdon päivillä työstettiin ryhmätöinä Työn murrokseen sisältyvä pito- ja vetovoima strategiaohjelmaa ja syksyllä aiheena olivat ajankohtaiset turvallisuus- ja henkilöstöasiat.

Järjestimme kuusi esihenkilöiden aamuinfoa. Aiheina olivat HR-toimintamallin esittely ja TSA-periaatteet, työkykyjohtaminen, työtapaturma- ja etätyövakuutukset, ensimmäiseen mentorointiohjelmaan osallistuneiden kokemukset ja sen antamat opit, anonyymi rekrytointi ja TVA sekä infotilaisuus koskien osaamisen kehittämisen ja johtamisen mallin uudistusta.

Johtamis- ja esihenkilötyön kehittämiseen ja työn tukemiseen valitsimme loppuvuodesta kumppanin tuottamaan meille räätälöidyn johtamisen ja yritysjohtamisen erikoisammattitutkinnon (JYET). JYET:in tavoitteena on osaltaan vahvistaa strategiaan pohjautuvia johtamistaitoja. Noin vuoden kestävään kokonaisuuteen sisältyy valmennuspäiviä, verkkoseminaareja, työpaikalla tapahtuvaa oppimista sekä EAT:n suorittamiseen tähtäävää ohjausta näyttöineen ja arviointikeskusteluineen. JYET suoritetaan oppisopimuskoulutuksena työn ohessa jokaiselle opiskelijalle räätälöidyn oppimispolun mukaan. Ensimmäiset koulutukset alkavat keväällä 2024.

Uudistettuun TVA-järjestelmään palkkakytkennän periaatteet

Useamman vuoden jatkunut tehtävien vaativuuden arviointien (TVA) uudistamiseen liittyvä uusien tehtäväkuvausten arviointityö on valmistunut. Viimeisenä vaiheena ennen uudistetun järjestelmän käyttöönottoa 1.2.2024 laadittiin ja neuvoteltiin loppuvuodesta 2023 hyvässä ja rakentavassa yhteistyössä pääsopijajärjestöjen edustajien kanssa palkkakytkennän periaatteet. Tärkeimmät periaatteet ovat, ettei kenenkään palkka laske uudistetusta järjestelmästä johtuen ja uudet tehtäväkohtaiset palkat tulevat täysimääräisinä voimaan heti 1.2.2024.

Työajanseurantaan ja työvuorosuunnitteluun käyttöön uusi järjestelmä

Työajanseurantaan ja työvuorosuunnitteluun otettiin 1.4.2023 alkaen käyttöön uusi järjestelmä. Käyttöönotto sujui aikataulussa ja suunnitellusti. Muutoksen myötä pystyimme luopumaan kaikista aikaisemmista paperilla tai muuten manuaalisesti ilmoitettavasti ylitöistä ja työaikakorvauksista.

Henkilöstölle järjestettiin käyttöönottoa ennen eri käyttäjärooli-kohtaiset koulutustilaisuudet, jotka tallennettiin intranettiin käytettäväksi kertauksena ja ohjeistuksena.

Vuoden varrella järjestelmätoimittajan kanssa on tehty aktiivista yhteistyötä käytössä havaittujen haasteiden tai puutteiden korjaamiseksi. Tässä on onnistuttu hyvin. Myös käyttäjiltä eri rooleissa on tullut aktiivisesti palautetta ja kehitysehdotuksia, joita on mahdollisuuksien mukaan pyritty huomioimaan.

Haastavinta muutoksessa on ollut erityisesti palkanmaksuun vaikuttavien aikataulujen noudattaminen: työntekijän vastuunkantaminen omien työaikamerkintöjen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta vaikuttaa esihenkilön mahdollisuuteen toimia hyväksyjäroolissa ja noudattaa palkanmaksua varten annettua aikataulua.