Henkilöstökertomus 2020

Meillä on monipuolisia työtehtäviä ja tarjoamme mahdollisuuksia kehittyä ammatillisesti. Vuonna 2020 panostimme hyvään esihenkilötyöhön muun muassa valmennusten ja työpajojen avulla. Rekrytoinnin lean-projekti jatkui ja tavoitteena oli kehittää työnhakijakokemusta. Järjestimme useita erilaisia sisäisiä koulutuksia eri ammattiryhmien tarpeisiin ja henkilöstömme osallistui myös runsaasti erilaisiin ulkoisiin valmennuksiin. Vuoden aikana tehtävien vaativuuden arviointityö edistyi. Palkitsimme hyvistä työsuorituksista kannustepalkkioin ja kehitämme jatkuvasti työturvallisuutta ja työhyvinvointia, jotka oli erityisen vahvasti esillä koronavuotena 2020.

Uusi järjestelmä sujuvan rekrytoinnin mahdollistamiseksi

Vuonna 2019 käynnistynyt rekrytointiprosessin lean-projekti tuli päätökseensä syksyllä 2020, kun otimme käyttöön LAURA-rekrytointijärjestelmän. Rekrytointijärjestelmän vaihtaminen on merkittävä työnhakijakokemuksen sujuvuuteen vaikuttava tekijä. Järjestelmän myötä rekrytointiprosessi on ketterämpi myös esihenkilöiden ja HR:n näkökulmasta. Työpaikkailmoitukset ovat moniulotteisempia ja näyttävämpiä, sillä niihin voi yhdistää kuvia ja videoita. Hakijan on mahdollista tallentaa työnhakuun oma osaajaprofiili tai hyödyntää aikaisemmin täyttämäänsä hakemusta, mikä sujuvoittaa hakemusten täyttöä. Otimme myös käyttöön työpaikkavahdin helpottamaan avautuvien työtehtäviemme seuraamista.

Järjestimme esihenkilöiden perehdytyksen rekrytointijärjestelmän käyttöön Teams-tilaisuuksina syksyllä. Järjestelmän käyttöön liittyvissä asioissa saa neuvontaa myös jatkossa henkilöstöyksiköstä. Olemme saaneet esihenkilöiltä positiivista palautetta rekrytointijärjestelmän helppokäyttöisyydestä ja uusista ominaisuuksista. Hakemusasiakirjat ovat helposti luettavissa ja järjestelmä on mahdollistanut rekrytointien vastuuhenkilöiden yhteistyön aikaisempaa vuorovaikutteisemmalla tavalla.

Kesätyöntekijöidemme kokemuksissa korostui yhteisöllisyys

Voimme iloksemme todeta, ettei koronapandemia perunut meiltä yhtäkään kesätyöpaikkaa. Työllistimme viime kesänä noin 80 kesätyöntekijää ja olimme mukana Oikotien Vastuullinen kesäduuni -kampanjassa vastuullisena kesätyönantajana. Avoimia kesätyörekrytointeja oli hieman yli 60. Kesä oli kuitenkin osittain myös meidän osaltamme poikkeuksellinen. Suunnittelimme ja järjestimme esimerkiksi etänä uusien työntekijöidemme Tervetuloa taloon -tilaisuuden. Osa kesätyöntekijöistä sai perehdytyksen sekä työskenteli etänä kesän ajan.

Halusimme parantaa yhteisöllisyyden tunnetta kesätyöntekijöillemme. Perustimme heille tähän tarkoitukseen oman Teams-ryhmän, missä henkilöstöyksikkö yhdessä viestintä- ja neuvontayksikön kanssa kertoi tärkeistä kesätyöhön liittyvistä asioista. Ryhmässä oli mahdollista keskustella avoimesti mieltä askarruttavista asioista. Loppukesällä toteutimme kesätyökyselyn ja lisäksi teimme fiilismittarikyselyn, jotta pystyimme seuraamaan kesätyöntekijöiden tyytyväisyyttä työhönsä jo kesän puolessa välissä. Kesätyötyytyväisyyskyselymme tuloksista oli havaittavissa, että virtuaalinen perehdytys koettiin onnistuneeksi.

”Vaikka olen tämän kesän ollut etänä töissä, niin tilanteeseen nähden työt ovat lähteneet kivasti käyntiin. Erityisesti perehdytys onnistui meillä tosi hyvin. Toki joskus olisi kiva olla ihan paikan päälläkin töissä työkavereiden ympäröimänä. Nykyteknologia mahdollistaa kuitenkin nopean yhteydenpidon työkavereihin ja vastaukset kysymyksiin saa etäisyydestä huolimatta nopeasti.” kertoi asiakasneuvojana työskennellyt Siiri.

Kyselymme perusteella kesätyöntekijät kokivat kuuluvansa osaksi työyhteisöä kesällä 2020 paremmin kuin vuotta aiemmin. Sähkö- ja automaatioasentajaharjoittelijana toimineelta sähköalan insinööriksi opiskelevalta Villeltä saimme positiivista palautetta läsnätyön perehdytyksestä ja yhteisöllisyydestä Viikinmäen jätevedenpuhdistamolla.

”Meillä on hyvä työporukka. Töitä saa tehdä rauhassa ja koen, että eri hommiin pystyy perehtyä niiden vaatimalla tavalla. Ketään ei kuitenkaan jätetä itsekseen huolehtimaan ja murehtimaan työtehtäviä ja töitä tehdään aina yleensä pareittain. Myös näin kesätyöntekijänä kuljen aina ammattihenkilön matkassa, kun lähdetään ympäri laitosta korjaamaan tai asentamaan laitteistoa.”

Kyselyn tuloksissa ilahdutti lisäksi hakijaviestinnässä onnistuminen. Tällä kertaa tiedon saanti rekrytointiprosessin etenemisestä koettiin sujuvampana. Tulos kohentui myös väittämien ”haluan työskennellä HSY:llä myös tulevaisuudessa” ja ”olin tyytyväinen kesätyöpaikkaani ”, osalta.

Vuoden kesätyöntekijäksi valitsimme vihersuunnittelijamme Lotan Viikinmäen jätevedenpuhdistamolta. Lotta edusti Vastuullinen kesäduuni -kampanjan vuoden kesätyöntekijä -kilpailussa HSY:tä. Lotta vastasi ulko- ja piha-alueiden kunnostuksesta ja toimi lähiesihenkilön roolissa kuudelle vihertyöntekijälle. Lotta sai monipuoliset perustelut tuekseen, sillä hän oli esimerkillisesti ohjannut omaa tiimiään ja saanut piha-alueet kukoistamaan. Lisäksi positiivinen asenne edesauttoi töiden sujuvuutta.

Etätyö haastoi perehdytyksen

Haluamme varmistaa, että jokainen uusi HSY:läinen saa hyvän ja laadukkaan perehdytyksen. Meillä on käytössämme HSY-tasoinen perehdytysohjelmapohja, joka ohjaa uuden tulijan perehtymistä yhteisiin käytäntöihimme. Perehdytysohjelma sisältää asioita, jotka esihenkilö käy jokaisen uuden työntekijän kanssa yhdessä läpi. Yhteinen perehdytysohjelmamme tukee ja täydentää yksiköissä tehtävää työtehtäviin ja lähityöyhteisöön perehdyttämistä. Perehdytysmateriaaleista osa on verkko-oppimisympäristössämme Moodlessa. Kehitimme perehdytyssuunnitelmamme pohjaa enemmän etätyöskentelyyn ja itsenäiseen perehtymiseen soveltuvammaksi.

Järjestämme kaksi kertaa vuodessa Tervetuloa taloon -perehdytyspäivän kaikille uusille työntekijöillemme. Vuonna 2020 perehdytyspäivä pidettiin tammikuussa totuttuun tapaan läsnätilaisuutena, mutta poikkeustilanteen vuoksi kesällä pidetty perehdytyspäivä toteutettiin etänä. Aikaisemmin Tervetuloa taloon -tilaisuus sisälsi kierrokset Viikinmäen jätevedenpuhdistuslaitoksella ja Ämmässuon ekoteollisuuskeskuksessa. Kierroksista jouduttiin luopumaan pandemian takia ja toimintojen esittelyt tehtiin etäyhteyksin.

Tukea hyvään esihenkilötyöhön

Tuemme noin 130 esihenkilöämme muun muassa erilaisilla yhteisillä tilaisuuksilla, valmennuksilla, sekä viestimällä kuukausittaisen esimiesviestin ja intranetin kautta. Lisäksi järjestämme kaksi kertaa vuodessa ajankohtaisista aiheista koostuvat esihenkilö- ja päällikköpäivät. Jatkoimme edellisenä vuonna käynnistettyjä muutoksen johtamiseen liittyviä valmennuskokonaisuuksia.

Koronapandemia pakotti monet meistä etätöihin keväällä ja toi esihenkilöille uusia haasteita, kuten kuinka johtaa työntekoa ja työyhteisöä etänä. Etäjohtaminen oli keväällä virtuaalisesti toteutetun päällikköpäivän yhtenä aiheena. Syksyllä koronapandemian jatkuessa järjestimme myös kaksiosaisen valmennuksen etäjohtamisesta.

Valmennuksia vuonna 2020

• Erilaisten muutosten ja ihmisten johtaminen
• Muutoksen johtaminen strategiasta käytäntöön
• Etäjohtaminen

Viestintä- ja neuvontayksikön ryhmäpäällikkö Leena Mikkonen-Young osallistui syksyllä järjestettyyn etäjohtamisen esimiesvalmennukseen.

”Osallistuin HSY:n järjestämään etävalmennukseen lokakuussa 2020. Tätä ennen olin jo osallistunut muutamille aamukahveille, joissa sparrattiin etäjohtamista muiden päälliköiden ja johtajien kanssa. Koen, että vertaistuki on erittäin tärkeää. On palkitsevaa huomata, että muutkin ovat samassa tilanteessa, alussa vähän takki auki ja sitten pikkuhiljaa alkaa homma sujua uudessa tilanteessa. Pienillä jutuilla saa ihmeitä aikaan, tiimille tunteen, että kaikki ovat mukana ja kaikki osaavat. Itselleni jäi koulutuksesta erityisesti mieleen esihenkilön eri roolit, toisinaan olen valmentaja, toisinaan taas esimerkiksi fasilitaattori. Välillä pitää myös uskaltaa lähteä ns. mukavuusalueen ulkopuolelle, kokeilujen ja uusien juttujen pitääkin vähän jännittää. Olen etävuoden aikana kuitenkin huomannut, että lopulta etäjohtamisessa pätee kuitenkin pitkälti samat lainalaisuudet kuin muussakin johtamisessa.”

Ajankohtaisia tilaisuuksia esihenkilöille

Esihenkilö- ja päällikköpäivillä keskityimme keväällä kehittämään valmiutta tunnistaa ja puuttua häirintään tai epäasialliseen kohteluun. Syksyllä esihenkilöpäiville kokoonnuttiin pohtimaan onnistumisen johtamista arjessa valmentavan johtamisen ajatuksia hyödyntäen. Syksyn päällikköpäivillä teemana oli organisaatiokulttuuri työ- ja vuorovaikutustyön kehittämisen näkökulmasta.

Esihenkilöiden aamuinfoja järjestettiin vuoden aikana kolmesti. Aiheina olivat vastuullinen kesäduuni 2020 - vinkit esihenkilöille, työterveyshuollon Covid-19 -info sekä henkilöstön pulssikyselyn tulosten läpikäyminen ja toimenpiteet.

Koulutimme esihenkilöitä myös työolojen riskien arviointiin. Koronapandemian myötä keskityimme psykososiaalisen kuormituksen arviointiin ja työolojen vaarojen arviointiin yhteistyössä työterveyden ja työturvallisuuskeskuksen kanssa.

Monipuoliset koulutus- ja kehittymismahdollisuudet

Meillä toimii osaamisen kehittämisen ryhmä, joka muun muassa kartoittaa koko HSY:n osaamisen kehittämisen tarpeita sekä suunnittelee ja seuraa HSY-tasoista koulutusta ja osaamisen kehittämistä. Ryhmän jäseninä toimii esihenkilöitä ja asiantuntijoita eri puolilta HSY:tä. Ryhmä kokoontui vuonna 2020 neljä kertaa.

Tavoitteemme on, että jokaisen HSY:läinen käy vuosittain kehityskeskustelun esihenkilönsä kanssa. Kehityskeskusteluissa esihenkilö ja työntekijä käyvät yhdessä läpi menneen kauden arviointia, asetetaan uusia tavoitteita ja tehdään suunnitelma tarvittavan osaamisen kehittämiseksi. Vuonna 2020 kehityskeskusteluissa asetetimme kaikille tavoitteen esihenkilöosaamisen kehittämiseen. Lähtökohtana ja alkumittarina esihenkilöosaamisen kehittämisessä toimi monelle esihenkilölle henkilöstökyselystä syksyllä 2019 saadut tulosindeksit omasta esihenkilötyöstä.

Järjestämme vuosittain useita koulutuksia koko henkilöstölle sekä osasto- ja yksikkökohtaisesti tarpeiden mukaan. Koulutukseen osallistumispäiviä oli vuonna 2020 yhteensä 2 142 eli 2,7 päivää työntekijää kohden. Poikkeuksellinen koronavuosi näkyi hieman vähäisempinä koulutuspäivinä kuin aiempina vuosina. Vuonna 2019 koulutuspäiviä oli yhteensä 2 567 eli 3,3 päivää työntekijää kohden.

Runsaasti verkko-opiskelumahdollisuuksia jo ennen korona-aikaa

Meillä on kattavat verkko-opiskelumahdollisuudet. Käytössämme on Moodle-verkko-oppimisympäristö, jonne olemme rakentaneet talon sisäisiä koulutuksia yleisistä käytännöistämme. Toinen käytössämme oleva verkko-oppimisympäristö Wistec Online tarjoaa laajan valikoiman kursseja esimerkiksi Office 365 -työkalujen käytöstä. Verkko-opintoja voi suorittaa joustavasti työpäivän aikana.

Lisääntyneistä etäkoulutuksista hyviä kokemuksia

Hyvät verkko-oppimisympäristöt tukivat laaja-alaiseen etätyöhön siirtymistä keväällä. Sopeuduimme nopeasti pitämään koulutuksia ja valmennuksia etänä. Etätilaisuuksien järjestäminen on ollut helppoa ja vaatinut vähemmän aikaa. Koulutuksiin osallistuminen on myös ollut sujuvampaa etänä. Osallistujamääriä ei tarvitse rajoittaa tilojen tai muiden rajoitteiden takia, joten pystymme tarjoamaan osaamisen kehittämistä entistä laajemmin ja matalammalla kynnyksellä. Tallentaminen on mahdollistanut sen, että valmennuksia on voinut hyödyntää myös jälkikäteen.

Palkkaus ja palkitseminen

Olemme jatkaneet tehtävien vaativuuden arviointien (TVA) kehittämistä kuvaamalla tehtäväkuvauksien vaativuuden arviointitekijöitä geneeristen kuvausten avulla. Esihenkilöt, päälliköt ja johtajat läpi organisaation ovat yhdessä keskustellen luoneet samankaltaisille tehtäville organisaation osasta riippumatta geneeriset arviointitekijöiden kuvaukset. Esihenkilö käyttää yhteisesti hyväksyttyjä kuvauksia laatiessaan tehtäväkuvauksia.

Kirjoitamme kaikki tehtäväkuvaukset uusien yleisten kuvausten mukaisesti. Näiden vaativuudet arvioidaan arviointiryhmissä vuoden 2021 kevään aikana.

Vaikka korona vaikutti monin tavoin kaikkien työskentelyyn, vuoden aikana koettiin lukuisia onnistumisia, joista palkitsimme työntekijöitä kannustepalkkiolla. Kannustepalkkion voi saada poikkeuksellisen hyvästä työsuorituksesta ja se voidaan maksaa joko tietyn ryhmän jäsenille tai yksittäiselle työntekijälle. Palkkion määrä voi olla 100–1000 €.

Kannustepalkkiota myönnettiin muun muassa poikkeuksellisen ansiokkaasta työstä toimialan yhteistyön kehittämisessä, aloitteellisuudesta organisaatiouudistuksessa ja määrätietoisuudesta muutosjohtamisen eteenpäin viemisessä positiivisella asenteella ja erinomaisesta työsuorituksesta uusien soveltuvien rikkivetymittareiden hankinnassa.

Työturvallisuudessa varautumista, hyviä suunnitelmia ja yhteistyötä

Koronapandemian puhjettua jouduimme uuden tilanteen eteen. Mietimme, miten järjestämme työskentelytavat ja -olosuhteet nopeasti vastaamaan täysin uudenlaista tilannetta työskennellä pandemian aikaisissa poikkeusoloissa turvallisesti ja terveellisesti.

Johdon koronaryhmä sekä laajennettu riskienhallinnan koronaryhmä kokoontuivat keväällä päivittäin. Sen jälkeen kokoontumisia on jatkettu vähintään viikoittain. Koko henkilöstölle on laadittu intranetiin koronaohjeistuksia, joita on päivitetty sitä mukaa kun ohjeet muuttuvat tai tulee uusia.

Pandemiasta johtuvat muutokset koskivat koko henkilöstöä. Etätyötä ryhdyttiin tekemään kaikissa niissä tehtävissä, joissa se oli mahdollista. Osa henkilöstöstä oli jo aiemmin työskennellyt etänä, joten monille muutos ei ollut suuri. Läsnätyötä tehtiin vain niissä tehtävissä, joissa se oli välttämätöntä. Läsnätyöhön laadittiin ohjeistukset ja työt organisoitiin siten, että kaikki kohtaamiset työntekijöiden kesken rajattiin vain välttämättömiin tilanteisiin. Asiakaskohtaamisiin luotiin omat ohjeet. Turvavälien noudattamiseen ja käsihygieniaan sekä myöhemmin myös maskin käyttöön liittyvät ohjeet ovat pandemian alusta saakka koskeneet kaikkia, jotka ovat työskennelleet toimipaikoissa tai työkohteissa.

Korona-aika toi muutoksia työarkeen

Työn tekemisen tapa ja yhteydenpito muihin työyhteisön jäseniin muuttui merkittävästi erityisesti etätyöhön siirtyneillä työntekijöillä. Vastaavasti läsnätyötä tekevät joutuivat sopeutumaan tarkkoihin korona-turvallisuusohjeisiin sekä siihen, että päivittäiset kontaktit työkavereiden kanssa vähenivät. Yhteistyö työterveyshuollon kanssa on ollut aktiivista: työterveyslääkäri on laatinut viikoittain koronatilanneraportin ja terveydenhuollon ammattilaiset ovat olleet mukana useissa henkilöstön infotilaisuuksissa kertomassa neuvoja ja vinkkejä korona-ajan työskentelyyn.

Ajan kuluessa etätyöskentelyssä oli havaittavissa myös normaaliin läsnätyöskentelyyn liittyvän vuorovaikutuksen ja sosiaalisten kontaktien puutetta. Digitaaliset työympäristöt ja uudet työnteon tavat vaativat työyhteisöltä sopeutumista ja esihenkilöltä uudenlaisia johtamisen tapoja ja työkaluja. Monet yksiköt tekivät omia yksikkökohtaisia kyselyjä etätyön sujumisesta ja parantamisesta. Jotkut esihenkilöt lähtivät myös ideoimaan yhteisöllisyyden ja motivaation rakentamista muun muassa yhteisillä etänä järjestettävillä kahvi- ja lounastauoilla.

Poikkeusoloissa läsnätyöskentelyn kontakteja ei voida välttää ja turvaväleistä ja -suojauksista pitää huolehtia. Uudenlainen rytminmuutos ja organisointi arjessa vaati esihenkilöiltä paljon taitoa etsiä uusia ja luovia toimintatapoja. Yhteisellä haasteella ja yhdessä tekemisellä olemme slvinneet toistaiseksi hyvin. Läsnätyöskentelyyn laadittiin paikalliset toimintaohjeet ja menettelytavat tartuntojen ja altistumisketjujen välttämiseksi.

Selvisimme korona-ajan haasteista yhdessä

Työyhteisömme selviytyivät koronapandemian haasteista vuoden aikana hyvin. Vaikka pandemian torjuntaan jouduttiin yllättäen, huolehtiminen työntekijöiden terveydestä ja turvallisuudesta onnistui niin työsuojelun kuin työterveyshuollon ammattilaisten tuella sekä työntekijöiden ja työnantajan rakentavalla yhteistyöllä.

Koronatoimenpiteet ja nopeat reagoinnit muutoksia vaativiin asioihin sekä henkilöstön sitoutuminen ohjeiden noudattamiseen ovat edesauttaneet siihen, että HSY:n työntekijöiden keskuudessa todettiin vain muutama koronatartunta, eikä hallitsemattomia altistumisketjuja ole päässyt syntymään.

Tapaturmien määrä laskussa

Määrätietoisen ja pitkäjänteisen työturvallisuus- ja työkykyjohtamiskulttuurin vahvistaminen jatkui vuoden aikana sovitulla tavalla. Sattuneiden tapaturmien määrä laski selkeästi, mutta tapaturmista johtuneiden poissaolojen määrä nousi hivenen vuoteen 2019 verrattuna.

Vakavia tapaturmia (yli 30 sairauslomapäivää) oli yhteensä seitsemän, joista työmatkalla tapahtuneita kolme ja työpaikalla neljä. Näistä kuusi tapausta tapahtui vesihuollossa. Vakavat tapaturmat lisääntyivät kahdella edellisvuoteen verrattuna. Työmatkalla tapahtuneista vahingoista kuusi tapausta tapahtui työmatkapyöräilyssä. Urakoitsijoille sattuneita tapaturmia oli vuoden aikana 17, joista 10 tapausta kohdistui vesihuollon toimialalle.

Työturvallisuuden edistäminen lähtee hyvästä suunnittelusta ja yhteistyöstä

Työterveys- ja -turvallisuusstandardin ISO 45001 ulkoinen määräaikaisarviointi toteutettiin sovitusti vuoden aikana periaatteella, että asioita voidaan aina parantaa. Sisäinen koko taloa koskeva määräaikaisarviointi kohdistui tapaturman tutkintaan.

Tapaturmien, turvallisuushavaintojen ja työolojen riskien arvioinnin sisältävän Riski-järjestelmän sisältöä uudistettiin vuoden aikana biologisten tekijöiden (koronapandemian) osalta. Työolojen riskien arviointia tehostettiin erityisesti pandemiariskikartoituksen osalta. Kartoituksessa tunnistettiin työt, joissa on selkeästi kohonnut riski saada koronavirustartunta sekä toimenpiteet tartuntojen ehkäisemiseksi. Riskiryhmäläisten korona-aikaisista työjärjestelyistä keskusteltiin yhteistyössä työterveyshuollon kanssa.

Työolojen riskien arvioinnista järjestettiin kaksi puolen päivän koulutustilaisuutta esihenkilöille ja työsuojeluorganisaatiolle yhteistyössä Työturvallisuuskeskuksen (TTK) kanssa. Koulutuksen sisältönä oli erityisesti koronapandemian aikainen työolojen riskien ja psykososiaalisen kuormituksen arviointi. Kilpailutimme myös lakisääteiset työturvallisuuskoulutukset. Näitä koulutuksia järjestimme onnistuneesti etätilaisuuksina muun muassa työturvallisuuskorttien ja ensiavun osalta.

Vesihuollon verkon tukikohdissa perehdyttiin VR-lasien eli virtuaalilasien käyttöön työturvallisuusperehdytyksessä, jossa uutta työntekijää opastetaan tulevan työpaikan tapoihin. Näin pystymme tuomaan tasalaatuisuutta perehdytysprosessin. Tavoitteena on lähitulevaisuudessa ottaa virtuaalilasit käyttöön muun muassa liikenteen keskellä tapahtuvan kaivantotyöskentelyn perehdyttämisen parantamiseksi.

Lisäksi kehitimme sähköistä TTT-työkalua (työterveys ja -turvallisuus) yhteistyössä ulkoisen toimittajan kanssa tiedon raportoinnin ja analysoinnin parantamiseksi. Yhteistyö Nolla tapaturmaa -foorumin sekä KT Työsuojelupäällikkö -foorumin kanssa jatkui aktiivisesti tavoitteena työturvallisuuden ja terveyden parantaminen ja hyvien käytäntöjen levittäminen koko organisaatioon.

Turvallisuushavaintojen ja -kävelyjen määrä väheni koronan takia

Työhyvinvointiohjelmamme 2020–2021 sisältää työturvallisuuslain 738/2002 9§:n tarkoittaman työsuojelun toimintaohjelman. Toteutimme HSY-tasolla sovittuja kehittämistoimenpiteitä suunnitelmien mukaisesti ja asetimme myös yksikkökohtaisia strategiakorttitavoitteita tärkeimmille turvallisuustoimenpiteillemme. HSY- ja toimialakohtaiset TTT-ryhmät (työterveys ja -turvallisuus) kokoontuivat vuoden aikana säännöllisesti etänä. Yhteistyö HSY-tasolla ja toimialoilla tiivistyi edelleen hyvään suuntaan.

Turvallisuushavaintojen, läheltä piti -tilanteiden ja turvallisuuskävelyjen määrä väheni vuoden aikana eri yksiköissä poikkeusolojen takia. Siitä huolimatta havaintoja tehtiin 485 kappaletta ja niitä vietiin esihenkilö- ja työsuojelupäällikkövetoisesti aktiivisesti eteenpäin. Turvallisuushavaintoja ja läheltä piti -tilanteiden ilmoituksia tehtiin ja turvallisuuskävelyjä toteutettiin pääasiassa vesi- ja jätehuollossa. Toimialat järjestivät työturvallisuuspäiviä etätilaisuuksina koronarajoitteet huomioiden. Rajoitimme turvallisuuskävelyjen määriä koronapandemian takia.

Työntekijöiden suojelua tehostetaan biologisten tekijöiden aiheuttamalta vaaralta

Valtioneuvosto ajanmukaisti ja tehosti kahdella uudella säädösmuutoksella 15.11.2020 työntekijöiden suojelua työhön liittyvien biologisten tekijöiden aiheuttamalta vaaralta. Työnantajan on tunnistettava ja selvitettävä työssä erityisesti terveydelle vaarallisten tai mahdollisesti vaarallisten biologisten tekijöiden luokittelua, altistumisen todennäköisyyttä, luonnetta, määrää ja kestoa sekä huomioitava erityisesti vaaroille alttiit työntekijät. Lähdimme loppuvuodesta miettimään tarkentavia uusia menettelytapoja asian suhteen.

Entistä tiiviimpää yhteistyötä työterveyshuollon kanssa

Korona-aika vaati nopeaa reagointia, hyvää organisointia sekä viestintää niin sisäisesti kuin ulkoisesti. Poikkeusaika inspiroi positiivisesti löytämään uusia toimintamalleja, yhdessä tekemistä ja varautumista haastavaan tilanteeseen. Korona-aikainen aktiivinen tiedottaminen, “testaa — jäljitä — eristä” -strategia sekä tiivis yhteistyö työterveyshuollon kanssa ovat tuottaneet hyviä tuloksia.

Lisäsimme vahvasti myös sisäistä viestintää henkilöstölle. Koko henkilöstölle järjestettiin koronaan, jaksamiseen ja etäergonomiaan liittyviä aamuinfoja ja verkkokoulutuksia. Otimme käyttöön Break Pro -taukoliikuntasovelluksen. Toistemme auttamisen henki ja yhteisen vastuun kantaminen voimistui silmin nähtävästi. Paikasta riippumattomasta yhteydenpidosta ja koronaa ennaltaehkäisevien ohjeistuksien toistamisesta on tullut osa tehokasta arkea.

Sairauspoissaoloissa lievää laskua, työterveyshuollon kustannuksissa nousua

Sairauspoissaolojen määrä laski jonkun verran vuoteen 2019 verrattuna, erityisesti lyhyiden 1–3 päivän sairauslomien osalta jopa 36 %. Sen sijaan yli 30 päivän sairauslomien määrä nousi vastaavasti noin 35 %. Eniten työterveyshuoltokäyntejä aiheuttivat tuki- ja liikuntaelinsairaudet ja toisena hengitystiesairaudet. Sairauslomien suurimpana syynä olivat erilaiset vammat, jotka sisältävät myös vapaa-ajan tapaturmat.

Työterveyshuollon toimipisteissä käyntien määrä väheni koronan takia noin 11 %. Työterveyshuollon kustannukset nousivat sen sijaan noin 8 %. Kustannusten nousu johtuu muun muassa koronasta johtuvista testauksista, raporteista ja tiedusteluista. Lisäksi kustannusnousua on tullut etäpalveluiden lisääntyneestä käytöstä sekä työterveyspsykologin yksilöohjauksen tarpeen kasvamisesta. Syksyllä annetut maksuttomat influenssarokotukset kiinnostivat henkilöstöä tänä vuonna myös aikaisempaa enemmän. Työterveyshuoltokustannus oli vuoden aikana 842 euroa henkilöä kohden.

Onnistuneita työkykyneuvotteluja ja -neuvontaa etäyhteyksien avulla

Varhaisen välittämisen -toimintamallia toteutimme koronapandemiasta huolimatta. Sitä toteutettiin etäyhteydellä niin onnistuneesti, että siitä muodostunee meille jatkossa pysyvämpi ja kustannustehokkaampi toimintatapa. Keskustelujen tavoitteena on yhteisvoimin tukea työntekijää sovittamalla työtä hänen työkykyynsä sopivaksi kaikkia palvelevalla tavalla, vähentää sairauspoissaoloja ja ennalta ehkäistä työkyvyttömyyseläkkeitä. Haasteena on edelleenkin sisäisen uudelleensijoittelun, muokatun työn ja työkokeilun aikaansaaminen tiettyjen tehtävien osalta. Muutamia onnistumisiakin koimme uudelleenjärjestelyjen osalta vuoden aikana ja työkykyneuvottelujen määrä väheni hiukan edellisvuoteen verrattuna.

Työterveyshuollon työpaikkaselvityksiä, suunnattuja työpaikkaselvityksiä ja useita ennaltaehkäiseviä terveystarkastuksia siirrettiin koronan takia myöhäisempään ajankohtaan toteutettavaksi. Tietotyötä tekevien työntekijöiden Kiila-kuntoutus käynnistyi loppuvuodesta. Vuonna 2020 oli kolme ammattitautiepäilyä, mutta ei yhtään todettua ammattitautia.

Työfysioterapeutin toteuttamia ergonomiaselvityksiä, erityislasiarviointeja ja kuntoutusneuvontaa toteutettiin etäyhteyksien avulla. Työfysioterapeutti osallistui vuoden aikana myös aktiivisesti vesihuollon verkon tukikohtien fyysisten töiden toimintatapojen ja työvälineiden käytön kehittämiseen. Suositut aamuverryttelyt verkko-osaston tukikohdissa joutuivat keväällä koronan takia tauolle. Niitä kuitenkin jatkettiin syksyllä tukikohdittain ulkona, henkilösuojaimet, turvavälit huomioiden. Tämän toiminnan ansiosta verkko-osastolla yksikössä on nähtävissä selkeästi tuki- ja liikuntaelinpoissaolojen määrän väheneminen.

Kehittämisverkostosta tukea työkykyjohtamiseen

Vuoden aikana käynnistyi yhteistyö Kevan valtakunnallisen työkykyjohtamisen kehittämisverkoston kanssa. Foorumin tavoitteena on verkostoitua ja luoda yhteisöllistä työkykyjohtamisen kehittämiskulttuuria. Tämän tuen avulla voimme viedä eteenpäin omia työkykyjohtamisen tavoitteitamme ja vahvistaa henkilöstövoimavarojen tuloksellista johtamista omassa organisaatiossamme.

Työhyvinvointi syntyy pienistä arkisista asioista

Työhyvinvointiohjelmassa 2020–2021 määriteltyjä toimenpiteitä toteutettiin sovitulla tavalla vuoden aikana. Työhyvinvoinnin peruselementit eivät ole muuttuneet, mutta monet tärkeät asiat, kuten keskinäinen luottamus, sosiaalisten kohtaamisten puute, yhteistyön haastavampi rakentaminen ja työn tekemisen rajat näyttäytyivät selkeästi eri tavalla kuin normaalioloissa ennen korona-aikaa. Korostamme edelleen, että työhyvinvointi syntyy arkisista tekijöistä, joihin on mahdollista itse vaikuttaa. Ennen kaikkea luomme työhyvinvointia yhdessä joka päivä.

Pulssikyselyllä väliaikatarkastelua työhyvinvoinnin kehittämiskohteiden etenemisestä

Syksyllä toteutimme koko henkilöstölle pulssikyselyn, joka oli jatkoa syksyn 2019 henkilöstökyselylle. Pulssikyselyn tavoitteena oli seurata kevyemmin strategiassa asetettujen kriittisten mittareiden ja henkilöstökyselyssä 2019 esiin nousseiden kehittämiskohteiden muutosta ja kehittymistä sekä poikkeusolojen tilannetta ns. välitarkasteluna. Tulokset käytiin lävitse jokaisessa yksikössä vuoden loppuun mennessä. Kyselyyn vastasi yhteensä 536 henkilöä. Kyselyn vastausprosentiksi muodostui 67, mikä oli 20 % vähemmän kuin vuonna 2019 tehdyn henkilöstökyselyn vastausprosentti.

Reilu puolet vastaajista oli sitä mieltä, että HSY:n valituissa kehityskohteissa ei ole tapahtunut muutosta vuoden aikana. Joka neljäs koki yhteistyön parantuneen eri yksiköiden välillä vuoden aikana. Tämä koettiin myös eniten parantuneeksi tekijäksi. Työilmapiiri lähimmässä työyhteisössä arvioitiin koko kyselyn parhaaksi tekijäksi.

en sijaan joka kolmas koki erityisesti tiedonkulun yksiköiden välillä heikentyneen. Se koettiin myös eniten heikentyneeksi tekijäksi vuoden aikana. Lisäksi joka neljäs koki yhteisten pelisääntöjen noudattamisen sekä johdon ja henkilöstön keskinäisen arvotuksen ja luottamuksen heikentyneeksi. Johdon ja henkilöstön välinen arvostus ja luottamus arvioitiin koko kyselyn heikoimmaksi tekijäksi.

Pulssikyselyssä mitattiin myös halukkuutta suositella työnantajaa yhden kysymyksen avulla asteikolla 0-10. Tämä ns. NPS-mittari (Net Promoter Score) on kansainvälisesti käytetyin uskollisuuden mittari. Koko HSY:n tasolla työnantajan suositteluhalukkuus oli kyselyssä -16, joka pysyi samana viime tutkimukseen verrattuna. Yksikköjen kesken NPS-luku vaihteli +24 ja -29 välillä.

Etäjohtaminen asetti uudenlaisia haasteita

Pulssikyselyyn vastanneista poikkeusolojen aikana etätöihin siirtyi 59 % henkilöstöstä. Vastaajista 75 % kokee etätyöskentelyn onnistuneeksi. Erityisesti työmatkoihin kuluvan ajan pois jääminen ja työnteon tehostuminen nähtiin tekijöinä, jotka mahdollistavat paremman omasta hyvinvoinnista huolehtimisen.

Etätyöhön liittyviä ohjeistuksia täsmennettiin ja erityisesti etätyön ergonomia-asioihin kiinnitettiin huomioita ohjeistuksilla ja aamuinfotilaisuudella. Työturvallisuuslain säännökset soveltuvat melko rajoitetusti etätyöhön, koska työnantajalla on rajallinen mahdollisuus valvoa työolosuhteita, seurata työaikaa ja kuormittumista. Lisäksi koska työntekijät ovat erilaisia, tarvitsevat he erilaisia ratkaisuja, jotta heidän työhyvinvointinsa olisi kunnossa. Opastimme ja kannustimme esihenkilöitä vuoden aikana aktiiviseen ja myötäelävään vuorovaikutukseen muun muassa pitämällä tiivistä ja tehokasta yhteydenpitoa työntekijöihin sekä arvioimaan etätyön sujumista arjessa säännöllisesti.

Tärkeänä asiana toimme esille myös etätyöhön liittyvän jokaisen oman vastuun turvallisesta ja terveellisestä työskentelystä sekä korostimme taukojen ja palautumisen merkitystä. Lisäksi henkilöstöllä oli mahdollisuus lainata HSY:n Ilmalantorin toimistolta kotityöpisteeseen työtuoleja ja -pöytiä sekä näyttöjä. Sähköpöytien ja työtuolien ostoeduista sekä alennuksista neuvoteltiin ulkopuolisen kalustetoimittajan kanssa. Kalenterivarausten kesto automatisoitiin keskitetysti vajaaksi tunniksi, että seuraavaan palaveriin valmistautumiselle, siirtymiselle ja pienelle tauolle jäisi vähän aikaa.

Häirinnän tai epäasiallisen kohtelun ennaltaehkäisemiseen ja poistamiseen panostetaan aktiivisesti

Pulssikyselyssä tehdyssä mittauksessa kokemukset häirinnästä tai epäasiallisesta kohtelusta kasvoivat hieman edellisvuoden mittauksesta. Entistä useampi tilanne viedään onnistuneesti eteenpäin, mutta tästä huolimatta joidenkin vastaajien osalta häirintä tai epäasiallisen kohtelun tilanne jatkuu edelleen.

Järjestimme keväällä laajamittaisen häirintää tai epäasiallista kohtelua koskevan Moodle-verkkokoulutuksen koko henkilöstölle. Esihenkilöille järjestimme kohdennetun koulutuksen kevään esimiespäivien yhteydessä. Kannustamme esimiehiä ja henkilöstöä tarttumaan vaikeiltakin tuntuviin asioihin rohkeasti ja viipymättä. Nollatoleranssin vahvistaminen on edelleen ajankohtaista.

Onnistuneita tyhy- ja virkistyspäiviä etänä

Tyhy-päiviä järjestettiin yksiköissä poikkeusoloista huolimatta pitkin vuotta. Tällä kertaa tyhyiltiin verkossa etänä. Yksikköjen henkilöstö suunnitteli itse omat työhyvinvointiin liittyvät aktiviteetit – työkaverin kaatokehu ja televisiostakin tuttu kuutamolla -leikit saivat aikaan naurua ja iloa sekä yhdessä tekemistä.

Koko henkilöstömme yhteinen vuosittainen kesäjuhla järjestettiin virtuaalitapahtumana. Ohjelmassa oli musiikkia musavisan ja esiintyjän merkeissä, taikuutta mentalistin johdolla sekä muutaman vapaaehtoisen HSY:läisen avustamana ja tietenkin taukojumppaa. Virtuaaliseen kesäjuhlaan osallistui noin 400 HSY:läistä.

Saatu palaute osoitti, että juhla koettiin hauskaksi ja yhteisölliseksi, vaikka emme päässeetkään juhlimaan paikan päällä. Vuoden päätteeksi kiitimme henkilöstöä kuluneesta vuodesta herkullisella lahjalla.

Jokainen sai oman herkkukorin, jossa oli monipuolisesti tuotteita. Tuotevalinnoissa suosittiin kotimaisia luomutuotteita.